Cet article est un résumé d’une étude de cas initialement publiée sur le site web du Migration Policy Institute. L’auteur de cette étude de cas est Peggy Liao, spécialiste des programmes et des politiques d’accès linguistique à la ville de Seattle.
Lorsque l’on parle d’accès linguistique, on pense souvent à la mise à disposition de services d’interprétation pour aider les personnes ayant une maîtrise limitée de l’anglais (LEP) à communiquer avec les agents de l’administration et à participer à la vie civique. Mais la traduction est tout aussi importante – voire davantage.
La ville de Seattle en a fait l’expérience lorsqu’elle a réorganisé son programme d’accès linguistique pendant la pandémie de COVID-19. La ville s’appuyait depuis longtemps sur une approche décentralisée de la traduction, mais a décidé de la centraliser afin de garantir un véritable accès aux résidents immigrés et réfugiés.
Dans cette étude de cas, nous examinerons comment la ville de Seattle a centralisé ses services de traduction, quels avantages elle en a tirés jusqu’à présent, et quelles mesures d’autres villes peuvent prendre pour améliorer leurs propres programmes d’accès linguistique.
Le casse-tête : une approche décentralisée de la traduction
Avant de centraliser ses services de traduction, la ville de Seattle disposait d’un système décentralisé dans lequel chaque service était chargé de faire appel à des prestataires externes pour des services linguistiques en fonction de ses besoins. Cette approche fragmentée était inefficace et entraînait souvent des doublons et un manque d’uniformité dans la qualité.
En l’absence d’une base de données centrale où toutes les traductions sont stockées, il arrivait que différents services traduisent plusieurs fois le même document. Outre l’augmentation des coûts, cela pouvait également entraîner des variations dans la traduction d’un même terme d’un service à l’autre, ce qui risquait de semer la confusion et de frustrer les résidents ayant une maîtrise limitée de l’anglais (LEP).
La ville ayant dû faire face à une demande sans précédent de services de traduction pendant la pandémie, elle a estimé qu’une approche plus rationalisée et centralisée était nécessaire.
La solution : une plateforme centralisée dédiée aux services linguistiques
La première mesure prise par la ville de Seattle a été de centraliser la traduction des documents. Pour ce faire, elle a mis en place une équipe de plus de 50 traducteurs professionnels issus de la communauté locale, chargés de traduire les documents dans les 20 langues les plus parlées à Seattle. L’équipe chargée de l’accès linguistique au sein du Bureau des affaires des immigrants et des réfugiés (OIRA) est devenue la plaque tournante des services de traduction.
Deuxièmement, la ville a décidé d’utiliser un outil de traduction assistée par ordinateur (TAO) pour soutenir ses efforts de centralisation. Après avoir examiné plusieurs options, la ville a choisi Smartcat, une plateforme de TAO basée sur le cloud. Son accessibilité en ligne a facilité l’accès à l’ensemble du personnel dispersé de la ville, et ses nombreuses fonctionnalités – telles que la mémoire de traduction, les glossaires et les outils d’assurance qualité – ont permis d’optimiser les flux de travail et d’accélérer le processus tout en préservant la qualité. La plateforme permet également de régler tous les prestataires en une seule fois, ce qui rationalise le processus d’approvisionnement.
Alors qu’auparavant, différents services pouvaient se retrouver à traduire plusieurs fois le même document, il existe désormais un référentiel central pour toutes les traductions, de sorte que n’importe quel service puisse y accéder et les réutiliser selon ses besoins.
«Lorsque les services soumettent un projet similaire à celui qu’ils ont déjà réalisé par le passé, le système rappelle aux traducteurs le contenu déjà traduit », explique Peggy Liao, spécialiste des politiques et du programme d’accès linguistique de la ville. « La mémoire de traduction et les bases terminologiques garantissent la cohérence et le professionnalisme de la communication écrite dans la langue cible. »
Le processus : de la demande à la traduction, puis au paiement
«À elle seule, la fonctionnalité de gestion des prestataires de Smartcat nous a permis d’économiser environ 1 000 heures par an en tâches administratives et en gestion de projet (soit l’équivalent d’un demi-ETP) en automatisant nos formalités administratives et le paiement des plus de 50 linguistes que nous engageons régulièrement au sein de notre communauté locale », ajoute Peggy. « La technologie de traduction automatique de Smartcat, Smartwords, nous permet de réutiliser facilement des contenus déjà traduits et a réduit nos dépenses de traduction de 17 %. Pour une administration municipale, ces chiffres font une énorme différence dans l’allocation de nos ressources afin de mieux servir nos communautés. »
Grâce à la mise en place de ce nouveau système, l’équipe chargée de l’accès linguistique est désormais en mesure de traiter les demandes de services de traduction de manière beaucoup plus efficace.
Voici comment cela fonctionne :
Tout employé municipal peut soumettre un document sur le portail Smartcat. Il peut consulter immédiatement le coût et suivre la progression du projet par la suite.
L’équipe chargée de l’accessibilité linguistique voit le projet apparaître dans son espace de travail Smartcat et l’attribue à des traducteurs bénévoles.
Les traducteurs bénévoles se connectent à Smartcat et découvrent une interface sous forme de tableau où le texte original est divisé en phrases, représentées par des lignes. Ils voient le texte original à gauche et saisissent la traduction à droite.
Si plusieurs traducteurs travaillent sur le même document, ils peuvent suivre la progression de chacun en temps réel et laisser des commentaires. Il en va de même pour les relecteurs ou les éditeurs chargés de vérifier la traduction.
Au cours du processus, les traducteurs ont accès à des mémoires de traduction, c’est-à-dire à la base de données contenant les contenus déjà traduits. Ils n’ont pas non plus besoin d’y effectuer de recherche manuelle : dès que Smartcat « reconnaît » une traduction qu’ils ont déjà effectuée, celle-ci s’affiche sous forme de suggestion.
Les traducteurs peuvent également accéder à des bases terminologiques, également appelées « glossaires », où ils peuvent rechercher des mots ou des expressions spécifiques dont les traductions ont été approuvées comme normes.
Une fois la traduction terminée, l’équipe chargée de l’accessibilité linguistique peut la consulter immédiatement, sans avoir à télécharger ou à recevoir de fichiers par e-mail.
Deux fois par mois, l’équipe établit une facture sur la plateforme regroupant toutes les traductions réalisées au cours du mois. Une fois la facture réglée, Smartcat distribue les fonds aux traducteurs en conséquence.
Les avantages : une ville plus accessible
À ce jour, la ville de Seattle a tiré de nombreux avantages de la centralisation de ses services de traduction, notamment :
un accès équitable. En regroupant tous les services linguistiques en un seul lieu, la ville a pu offrir un accès équitable aux résidents immigrés et réfugiés. Désormais, les actions de sensibilisation et de communication peuvent être menées de manière plus coordonnée, tous les services travaillant à partir d’une même base de données de traductions.
Une communication cohérente. L’utilisation par la ville de mémoires de traduction et de bases terminologiques a contribué à garantir une communication cohérente et professionnelle dans la langue concernée au sein de tous les services. Les mémoires de traduction et les glossaires permettent de garantir qu’un même terme soit traduit de la même manière à chaque fois, ce qui évite toute confusion ou frustration pour les résidents ayant une maîtrise limitée de l’anglais (LEP).
Flux de travail efficaces. L’utilisation de la technologie a permis d’optimiser les flux de travail et d’accélérer le processus de traduction tout en préservant la qualité. Comme tous les services ont désormais accès au même pool de traductions, il n’y a plus besoin de dupliquer les efforts ni de s’inquiéter d’un manque de cohérence.
Main-d’œuvre locale. En s’associant à des traducteurs issus de la communauté, la Ville a pu soutenir la main-d’œuvre locale. Ainsi, les résidents immigrés et réfugiés bénéficient non seulement d’un meilleur accès aux services municipaux, mais aussi de la possibilité de travailler pour la ville et de contribuer à leur communauté.
Les enseignements à retenir : ce que les autres villes peuvent apprendre de Seattle
L'expérience de la ville de Seattle n'est en aucun cas unique. En effet, de nombreuses autres villes et communes sont confrontées aux mêmes défis en matière d'accès linguistique. Cela revêt une importance particulière dans le contexte géopolitique actuel, où des centaines de milliers de réfugiés et d'immigrants affluent vers les villes du monde entier.
L’expérience de la ville de Seattle peut aider d’autres municipalités à améliorer leurs propres programmes d’accès linguistique en adoptant ces cinq mesures clés :
Un point de contact unique. En désignant un responsable à temps plein chargé de la politique d’accès linguistique, la ville peut s’assurer que le programme bénéficie de toute l’attention qu’il mérite.
Normalisation. En constituant des bases terminologiques et en utilisant des mémoires de traduction, la ville peut garantir la cohérence et la haute qualité de ses traductions.
Communautés locales. En s’associant à des prestataires de services linguistiques professionnels locaux ou à des traducteurs issus de la communauté, la ville peut soutenir la main-d’œuvre locale.
Technologie. En utilisant la technologie à bon escient, la ville peut optimiser les flux de travail et accélérer le processus de traduction tout en préservant la qualité.
Partage des bonnes pratiques. En rejoignant un réseau régional d’accès linguistique, la ville peut partager ses bonnes pratiques avec d’autres municipalités et tirer des enseignements de leurs expériences.
Grâce aux solutions de localisation proposées par Smartcat, les villes peuvent adopter une approche plus globale et coordonnée de l’accès linguistique. En centralisant leurs services de traduction, elles peuvent garantir un accès équitable à tous les habitants, des flux de travail efficaces et une communication cohérente entre tous les services.
