Paiements dans le secteur de la traduction – Comment automatiser la facturation

Comment les entreprises de traduction peuvent réduire de moitié le coût total du processus de paiement, ce qui se traduit par une croissance de l'EBITDA pouvant atteindre 50 %.

Les facteurs clés qui stimulent la croissance d'une entreprise de traduction sont ses efforts de vente et de marketing ainsi que l'évolutivité de sa production, où l'automatisation des paiements joue un rôle important. Si l'efficacité du processus de paiement est souvent négligée au début, elle devient rapidement essentielle lorsque votre entreprise commence à se développer. Vous pouvez démarrer une entreprise de services linguistiques (LSP) avec seulement quelques fournisseurs. Mais à mesure que vous vous développez, vous commencez à travailler avec des dizaines, puis des centaines de freelances, chacun effectuant plusieurs missions par mois. Vous devrez donc calculer les charges à payer pour plusieurs centaines de missions chaque mois, puis effectuer les paiements selon les méthodes préférées des fournisseurs. À ce stade, vous embaucherez probablement plusieurs employés pour gérer l'ensemble du processus de facturation et de paiement. À mesure que le volume des tâches routinières augmente, la facturation et les paiements deviennent un goulot d'étranglement dans votre flux de travail. Même si vous obtenez de bons résultats en matière de ventes, de marketing et de traduction, vous risquez de faire peu de progrès en raison de l'inefficacité de la facturation et des paiements. Il est donc essentiel de les automatiser si vous souhaitez passer à un niveau où vous pouvez gérer confortablement des centaines ou des milliers de fournisseurs et de clients à travers le monde.

Un autre obstacle important à la croissance est la réception des paiements provenant de clients étrangers. Dans les pays où les marchés financiers sont moins développés, ce processus peut s'avérer fastidieux pour les deux parties. Les clients ont des difficultés à effectuer des virements bancaires vers ces pays et peuvent choisir des fournisseurs basés aux États-Unis ou dans l'Union européenne simplement parce qu'il est plus facile de les payer. À cela s'ajoutent les coûts liés à la conversion obligatoire des devises et les commissions pour le simple fait de créditer l'argent sur leur compte local, qui peuvent être assez élevés.

En discutant avec des milliers de nos utilisateurs à travers le monde, nous avons trouvé un moyen pour vous d'éviter les pièges habituels et de devenir plus compétitif et plus dynamique en automatisant la gestion de votre chaîne logistique et plus particulièrement vos opérations de paiement.

Les meilleures pratiques ci-dessous décrivent six routines clés que les prestataires de services linguistiques peuvent automatiser afin d'accroître leur efficacité et d'augmenter leur chiffre d'affaires jusqu'à 50 %.

Vous n'avez pas besoin de passer un contrat séparé avec chaque freelance ou prestataire de services linguistiques. Vous signez un seul contrat de services de traduction avec Smartcat et payez une seule facture qui inclut les paiements à tous les prestataires que vous avez engagés pendant cette période. Vous pouvez configurer vos conditions de paiement, vous n'avez donc pas à modifier vos procédures de paiement actuelles.

Smartcat automatise vos paiements et vos formalités administratives avec chaque freelance ou prestataire de services linguistiques.

Imaginez que vous n'ayez plus besoin de gérer tous ces contrats et de traiter des centaines de transactions chaque mois. Ce changement aura à lui seul un impact considérable sur votre efficacité, surtout si vous avez déjà des dizaines (voire plus) de fournisseurs actifs.

Si vous avez la chance d'être basé dans un pays économiquement développé et de effectuer des paiements uniquement à l'intérieur de ses frontières, les coûts de transaction peuvent être relativement faibles. Mais si votre processus de paiement couvre plus que quelques pays bénéficiant de conditions favorables, vous dépenserez inévitablement jusqu'à 5 à 10 % rien qu'en commissions pour les transferts d'argent. Et vous risquez de ne pas voir clairement où vous dépensez votre argent, car l'analyse de ces transactions prend encore plus de temps. Cela n'inclut pas le temps que vous passez à rapprocher les méthodes de paiement, à négocier des accords, à examiner les conséquences fiscales et à convenir de la manière dont vous partagez les commissions avec les bénéficiaires. Vous avez généralement tendance à oublier, à ignorer ou à avoir simplement du mal à calculer ces ajouts aux coûts de transaction. Vous estimez les coûts de paiement comme de simples coûts de transaction directs, puis vous vous demandez où est passée la marge.

Avec Smartcat, il vous suffit d'effectuer un virement bancaire ou un paiement par carte en ligne selon vos propres conditions de paiement, et le tour est joué. Le reste est automatisé et géré par Smartcat.

Les différents pays traitent différemment les questions fiscales relatives aux paiements effectués par les entreprises aux particuliers. Il en va de même pour les paiements transfrontaliers. Toutes ces différences fiscales dans le traitement des freelances sont des vestiges d'une époque révolue, il y a plusieurs décennies, où les affaires n'étaient pas aussi mondialisées qu'aujourd'hui et où les entreprises ne travaillaient pas autant avec des freelances à distance qu'elles le font aujourd'hui. Dans le secteur de la traduction, si vous souhaitez vous développer, vous devez traiter avec des combinaisons linguistiques autres que votre langue maternelle, ce qui vous oblige à travailler avec des freelances de plusieurs pays. En moyenne, seuls 10 % des personnes impliquées dans les activités d'une agence de traduction sont des employés internes, les autres étant des freelances du monde entier. Mais les différences persistent et vous ne voulez pas que votre équipe comptable perde du temps à étudier les risques liés à la fiscalité et à la conformité. Pour fonctionner efficacement et à grande échelle dans ces circonstances, vous devez disposer d'un processus transparent et unifié pour les paiements en masse à tous vos fournisseurs à travers le monde.

Vous n'avez pas besoin de vous soucier des impôts à payer ou des formulaires à remplir en fonction de la résidence fiscale de votre bénéficiaire.

Et vous n'avez pas besoin de modifier vos cadres juridiques et financiers pour vous adapter aux changements constants de la législation fiscale, en particulier si vous travaillez avec des dizaines de pays. La gestion d'un accord avec Smartcat est simple et transparente. Et vous avez toujours la certitude d'être en totale conformité avec les exigences fiscales.

L'intégration de nouveaux fournisseurs n'a jamais été une tâche facile. Ceux-ci ont tendance à poser de nombreuses questions avant d'accepter vos conditions générales et d'être prêts à commencer leur première mission concrète. Vos responsables fournisseurs doivent examiner les tarifs, les programmes de remises et les conditions et modes de paiement des fournisseurs, ce qui leur donne encore plus de paperasse à traiter. Parfois, cela conduit à ne pas ajouter un fournisseur testé avec succès que vous souhaitiez vraiment intégrer à votre équipe. Ces problèmes ont tendance à se reproduire même si la première étape a été couronnée de succès : les fournisseurs modifient constamment leurs informations financières et commerciales, et vous perdez davantage de temps et d'énergie à chaque nouveau fournisseur intégré.

Vous pouvez également déléguer cette tâche à Smartcat et ne plus vous en soucier.

Les fournisseurs sont également plus satisfaits. Ils ont accès à toutes leurs données en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, peuvent consulter les conditions générales et choisir parmi plusieurs modes de paiement pour chaque pays. D'après notre expérience avec les prestataires de services linguistiques dans différents pays, près de la moitié du temps qu'ils consacrent à la gestion des fournisseurs est consacré à l'intégration des fournisseurs et au rapprochement continu des conditions générales. L'autre moitié est généralement consacrée à la recherche et aux tests. En supprimant cette charge de travail, vous doublez l'efficacité de votre équipe VM.

La facturation prend beaucoup de temps si vos chefs de projet doivent gérer toutes les statistiques du projet et calculer manuellement le montant dû à chaque fournisseur. Ils le font généralement dans un tableur ou un système de gestion de traduction (TMS) et ne peuvent pas suivre automatiquement les travaux effectués par les fournisseurs. Ils doivent donc le faire à chaque fois qu'un changement survient, et dans un projet de traduction, les changements sont fréquents. Le nombre de mots à payer peut changer après l'achèvement du projet en raison des correspondances dans la mémoire de traduction. Certains fournisseurs peuvent ne pas être en mesure de terminer leur mission dans les délais impartis, ce qui oblige les chefs de projet à ajouter d'autres fournisseurs et à recalculer le nombre de mots initial. Et ainsi de suite. C'est une routine quotidienne pour de nombreux prestataires de services linguistiques.

Imaginez maintenant que la plupart de ces calculs soient effectués automatiquement pendant que le travail est en cours. Vous bénéficiez d'une transparence totale et d'une certitude absolue quant au montant que vous devez à chaque fournisseur à tout moment.

Vous disposez toujours de tout ce dont vous avez besoin pour planifier votre trésorerie. Et les fournisseurs peuvent suivre en ligne les sommes qu'ils ont gagnées au cours d'une période donnée. Cela permet généralement de réduire jusqu'à 10 % la charge de travail de vos équipes de gestion de projet et de comptabilité. Et cela représente une somme considérable lorsque vous la recalculez en termes de bénéfices !

Il n'est pas toujours aussi pratique de payer un prestataire de services à l'étranger qu'à l'intérieur de son propre pays. C'est l'une des raisons pour lesquelles les acheteurs préfèrent souvent traiter avec un prestataire de services linguistiques local. Dans certains pays, cette question est particulièrement délicate, et payer/être payé peut s'avérer difficile pour le client et coûteux pour vous. Conversion en devises locales, commissions bancaires exorbitantes pour le simple fait de créditer votre compte, et encore plus de paperasse : tout cela ne vous aide pas à gérer efficacement votre entreprise et à vous développer rapidement. La solution la plus évidente consiste à enregistrer et à gérer votre propre entité juridique dans un autre pays, par exemple aux États-Unis, ce qui facilite les transactions financières pour vous et votre client. Ce n'est pas une mauvaise idée, mais cela nécessite un investissement initial, tant en argent qu'en temps, qui peut s'avérer plus coûteux que le coût des transactions elles-mêmes. Cela nécessite également des frais de maintenance, et vous ne voulez pas que votre coûteux expert-comptable américain fasse des erreurs avec vos nombreux freelances de différents pays. Tous ne possèdent pas la spécialisation nécessaire pour traiter avec des fournisseurs de différents pays. Et vous ne voulez pas d'un avocat encore plus coûteux si quelque chose tourne mal avec les impôts.

La solution la plus simple, fiable et abordable consiste à faire appel à Smartcat en tant que partenaire qui facturera vos clients en votre nom, où et quand vous le souhaitez.

L'élégance de cette configuration réside dans le fait qu'en plus de vous éviter les tracas liés à la réception de paiements de clients étrangers, elle vous permet d'utiliser ces mêmes fonds pour payer vos freelances où qu'ils se trouvent, éliminant ainsi toute transaction supplémentaire. Vous pouvez ainsi doubler votre efficacité par rapport à la simple automatisation de la facturation et des paiements.

Selon certains de nos utilisateurs, l'automatisation des six routines énumérées ci-dessus leur a permis de réduire de moitié leurs coûts de paiement totaux, ce qui s'est traduit par une croissance de l'EBITDA pouvant atteindre 50 %.

Le gain d'efficacité vous donne un avantage concurrentiel dans la région, accélérant ainsi votre croissance mondiale.