Comment localiser facilement Google Docs

Google Docs est l'outil incontournable pour un grand nombre d'entreprises à travers le monde. Sa facilité d'utilisation, ses fonctionnalités de collaboration et de partage en font l'outil idéal pour les équipes travaillant à distance, en particulier dans le contexte actuel où les restrictions liées à la COVID-19 sont toujours en vigueur.

Cependant, lorsqu'il s'agit de l'utiliser pour traduire vos documents Google Docs, le processus peut s'avérer frustrant. Cela n'a rien de surprenant, car Google Docs n'a pas été conçu dans ce but. Vous devriez télécharger manuellement les documents, les envoyer aux traducteurs, récupérer les traductions, les télécharger quelque part, etc. Vous pouvez également leur demander d'ajouter des versions dans leur langue au même document, ce qui finit par le rendre lourd et difficile à suivre.

Il existe un autre problème crucial : que faire si le document subit des modifications par la suite ? Cela arrive tout le temps lors d'une collaboration active et de la livraison d'un projet en cours.

Dans cet article, nous vous montrerons comment nous avons nous-mêmes surmonté ces défis chez Smartcat grâce à un flux de localisation continu, et comment vous pouvez faire de même pour vos propres documents Google Docs.

Voici notre dossier Google Drive où nous stockons tous les documents sources en anglais :

Les documents Google eux-mêmes sont stockés dans des sous-dossiers. Voici, par exemple, un extrait du dossier « guides », utilisé pour stocker divers guides, livres blancs, etc. (Pour être clair, la structure du répertoire des dossiers dépend entièrement de vous, elle doit être celle qui correspond le mieux à vos besoins.)

Chaque dossier contient à la fois la version source et la version traduite d'un document, identifiées par des suffixes basés sur la langue :

• (src) = le document source (par exemple en anglais), rédigé par des rédacteurs

• (ru), ou tout autre code de langue = la version traduite, automatiquement téléchargée par notre outil d'automatisation de la localisation

• (keys) = un rendu spécial du document qui permet aux linguistes de prévisualiser le contexte (plus d'informations à ce sujet plus loin)

À l'intérieur de chaque document, vous verrez un document Google normal, à une différence près : il y a une ligne spéciale au tout début qui « indique » à notre plugin les langues dans lesquelles ce document doit être traduit :

Toutes les heures, notre plugin de synchronisation envoie tous les textes sources de tous les fichiers contenus dans tous les sous-dossiers du dossier partagé vers un projet Smartcat préconfiguré :

Le véritable avantage réside dans la synchronisation. Imaginons que vous disposiez d'un document Google traduit et que vous ou le rédacteur ayez apporté quelques modifications ici et là. Le document est alors mis à jour dans Smartcat, et les traducteurs qui travaillent dessus reçoivent les mises à jour du fichier de traduction.

En gros, les rédacteurs peuvent continuer à travailler sur le document pendant que les linguistes le traduisent. Ainsi, même si une modification a été apportée à un document déjà envoyé aux linguistes, ceux-ci peuvent poursuivre leur travail sans aucun problème. (Le fichier est mis à jour au début de chaque heure suivante, par exemple à 17 h, 18 h, etc., afin que les modifications ne soient pas trop fréquentes et ne gênent pas le travail.)

Mais voici ce que nous préférons : lorsque les linguistes travaillent sur la traduction, ils peuvent se référer à chaque segment spécifique du texte dans le document source à l'aide du panneau d'aperçu contextuel :

(Pour l'instant, seul le texte source est visible, et non la traduction, mais nous travaillons à l'implémentation de cette fonctionnalité dans l'une des prochaines versions. Vous avez peut-être également remarqué que les segments de texte sont organisés par paragraphe et non par phrase. C'est intentionnel : la traduction phrase par phrase de textes marketing peut donner des résultats médiocres. De cette manière, nous offrons plus de liberté créative et de contexte à nos traducteurs.)

Une fois le document traduit, le plugin le replace dans votre Google Drive lors de la synchronisation suivante :

Il est important d'éviter d'apporter des modifications au document Google cible lui-même, car celles-ci seront ignorées lors de la prochaine synchronisation. La synchronisation peut être effectuée de deux manières :

• La meilleure méthode : apportez les modifications dans le document Smartcat. Cela garantira que toutes vos mémoires de traduction restent à jour avec les traductions pertinentes.

• La méthode la plus simple : créez une copie du document Google cible, déplacez-la dans un autre dossier pour plus de commodité et poursuivez votre travail à partir de là.

Nous sommes encore en train de préparer un guide complet pour vous permettre de démarrer votre propre processus de localisation Google Docs avec Smartcat, alors restez à l'écoute pour les mises à jour de cet article. Cela dit, nous adorons créer des flux de travail de localisation avancés pour nos clients. Si vous ne souhaitez pas attendre, n'hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous aider !