La gestion de projet. Pas vraiment le concept le plus sexy qui soit. Des armoires de classement encombrantes, le cliquetis des machines à écrire et la fumée de cigarette qui envahit les bureaux lambrissés... Mad Men, ça vous dit quelque chose ?
Bon, les choses ne se passent plus tout à fait comme ça dans le monde des affaires. Aujourd'hui, tout tourne autour des smartphones, des e-mails et du cloud (et on peut désormais ajouter le télétravail à cette liste). Mais avez-vous changé votre façon de gérer les projets, ainsi que l'équipement et la décoration de votre espace de travail ? En matière de traduction, vous serez peut-être surpris de constater que votre approche de la gestion de projet pourrait être améliorée. Plus important encore, cela pourrait vous coûter du temps et de l'argent.
Votre entreprise est-elle en pleine effervescence ?
Donc, en suivant la logique de l'histoire, à moins que vous ne veniez de commencer à développer votre activité à l'international et que vous ayez pris soin de mettre en place un processus de localisation robuste utilisant les dernières technologies de gestion de traduction (c'est-à-dire à moins que vous ne soyez une grenouille qui vient d'être plongée dans une marmite d'eau bouillante et qui en ressort immédiatement), vous faites probablement encore traduire votre contenu à l'ancienne (c'est-à-dire que vous êtes une grenouille dans une marmite, que vous y êtes depuis un certain temps et que tout va bien).
Traduire à l'ancienne signifie que les projets peuvent prendre de quelques jours à plusieurs semaines, et souvent, une avalanche d'e-mails avec des briefs, des questions, des fichiers, des contrats, des paiements, etc. Elle peut vous convenir si vous dirigez une petite entreprise et que vous êtes assez détendu quant au temps nécessaire pour réaliser les traductions (c'est-à-dire que vous êtes une grenouille dans une marmite et que l'eau est agréable et fraîche).
Mais qui est détendu dans le monde des affaires ? Vous auriez sans doute intérêt à accélérer les choses dans ce monde où tout doit être fait immédiatement (c'est-à-dire que l'eau dans la marmite n'est plus aussi fraîche et rafraîchissante). En fait, la croissance de votre entreprise en dépend probablement.
L'eau devient chaude, voire commence à bouillir. Vous êtes toujours dans la marmite.
Il est temps de franchir le pas
Désolé d'utiliser une analogie aussi dramatique, mais vous comprenez l'idée (qui fait bouillir). En résumé, la nécessité de la rapidité est devenue la norme dans le monde des affaires et l'ancienne approche de gestion des projets de traduction n'est plus rentable en termes de temps et de coûts.
Il est donc temps de supprimer les tâches inutiles, utiliser le temps plus efficacement et d'automatiser les tâches répétitives.
Mais comment ? Décomposons le cycle d'un projet de traduction pour voir comment vous pouvez y parvenir.
Étape 1 : Configuration du projet de traduction
Tout préparer avant même de commencer la traduction peut représenter beaucoup de travail. Vous devez déterminer ce qui doit être traduit, ainsi que les coûts, les ressources et les délais du projet. Cela peut impliquer de télécharger des fichiers, de calculer le nombre de mots, de télécharger des fichiers de travail, de configurer des mémoires de traduction et des glossaires, et de fixer des délais pour chaque tâche.
Problème : vous passez trop de temps à configurer les projets de traduction.
Solution : 🐸Trouvez une plateforme de traduction tout-en-un qui centralise l'ensemble du processus et vous permet d'automatiser la configuration des projets. 🐸
Étape 2 : Trouver et recruter des traducteurs
Il est temps de trouver des linguistes pour le projet. À moins que vous ne disposiez de votre propre équipe de traducteurs, vous devrez rechercher des prestataires indépendants pour réaliser vos traductions. Cela implique notamment de rechercher et d'évaluer leur disponibilité, leur expérience, leur expertise et leurs tarifs. (De nombreux chefs de projet de traduction affirment que c'est la partie la plus difficile. Vous avez peut-être le candidat idéal en tête, mais une fois que vous l'avez contacté, vous vous rendez compte qu'il n'est pas disponible au moment où vous en avez besoin ou que ses tarifs ont considérablement augmenté depuis votre dernière collaboration.)
Une fois que vous avez trouvé les linguistes adéquats, vous devez leur donner des instructions, leur envoyer les fichiers, leur attribuer les tâches et répondre à leurs questions. Cela implique davantage d'allers-retours, ce qui non seulement vous fait perdre du temps, mais retarde également le processus de traduction.
Problème : vous passez trop de temps à rechercher et à intégrer des traducteurs.
Solution : 🐸Trouvez une place de marché de prestataires de traduction facile à utiliser : trouvez rapidement les tarifs, la disponibilité et les délais de livraison des prestataires pour les engager en toute confiance🐸
De plus, l'utilisation d'une plateforme de traduction qui dispose à la fois d'une place de marché et d'un outil de TAO vous fera gagner un temps considérable : vous source et faire réaliser les traductions au même endroit. Cela favorise également les collaborations à long terme avec les professionnels du marché et renforce la cohérence de la qualité des traductions. En fait, même si vous disposez de traducteurs en interne, il est intéressant de réunir tout le monde sur la même plateforme et de travailler en synchronisation.
Étape 3 : Gestion des traductions
Une fois que tout le monde travaille sur ses tâches, vous voudrez probablement vérifier de temps en temps l'avancement des travaux. Si les traducteurs utilisent tous des outils de traduction différents, cela signifie qu'il n'existe aucun moyen rapide et facile de vérifier l'avancement des travaux, à moins de contacter directement les traducteurs. Cela implique davantage d'échanges d'e-mails et davantage d'interruptions dans le travail des traducteurs.
Problème : soit vous passez trop de temps à vérifier auprès des traducteurs, soit vous avancez à l'aveuglette en espérant que tout se passe bien.
Solution : 🐸Utilisez une transparente qui vous permet de voir le travail en cours (et de détecter rapidement tout problème)🐸
Étape 4 : Collecte et publication des traductions
Une fois les traductions terminées, vous devez toutes les rassembler, vérifier que tous les fichiers sont correctement réassemblés, puis publier le contenu (par exemple, le télécharger sur un CMS, tel que WordPress).
Une fois en place, le contenu doit être vérifié à nouveau pour s'assurer qu'il est correct et qu'il a du sens dans le contexte. Toutes ces étapes prennent du temps et peuvent entraîner des erreurs humaines, surtout si la personne qui télécharge le contenu ne parle pas la langue traduite.
Problème : la collecte et la publication des traductions prennent beaucoup de temps et peuvent entraîner des erreurs.
Solution : 🐸Utilisez une plateforme de traduction qui automatise la livraison de contenu vers votre CMS🐸
En choisissant une plateforme de traduction intégrée à un CMS, vous pouvez importer et exporter automatiquement du contenu, ce qui vous fait gagner du temps et évite les erreurs.
Étape 5 : Effectuer et recevoir des paiements
Les paiements ne font pas techniquement partie du projet, mais quelqu'un doit s'assurer que les fournisseurs sont payés correctement et dans les délais. Cela implique de calculer toutes les dettes, de mettre en place des méthodes de paiement pour les fournisseurs, de vérifier les réglementations fiscales de chaque pays et de s'assurer que tout le monde est payé correctement.
Problème : vous passez trop de temps à la facturation et aux paiements.
Solution : 🐸Mettez en place un système automatisé système de paiement qui vous permet de payer tous vos fournisseurs en une seule fois🐸
Un système de paiement complet intégré à votre plateforme de traduction calculera automatiquement les paiements pour chaque fournisseur et vous permettra de payer tout le monde avec une seule facture. Le système de facturation et de paiement doit également intégrer les informations fiscales de tous les pays afin de vous éviter d'avoir à les calculer en interne.
Mettez les choses en pilote automatique
Alors, continuez-vous à fonctionner comme la grenouille dans la marmite ? Êtes-vous conscient du temps que vous consacrez à toutes ces petites tâches supplémentaires à chaque étape du processus de localisation ? Tout cela s'additionne, et beaucoup pourrait être évité.
L'équipe Smartcat a longuement réfléchi à la meilleure façon d'aider les entreprises à rendre leurs processus de traduction plus efficaces, c'est-à-dire plus rapides et moins coûteux, sans sacrifier la qualité de la traduction. Le résultat est Smartcat Autopilot.
Smartcat Autopilot automatise les étapes clés du processus de traduction :
Recherche de traducteurs répondant aux exigences de votre projet (budget, disponibilité, spécialisation, etc.)
Répartir le travail afin de répartir la charge entre les traducteurs
Attribuer les tâches de traduction aux fournisseurs sélectionnés
S'assurer que le travail avance comme prévu à chaque étape
Mettre en place des paiements automatisés pour tous les fournisseurs
En automatisant toutes ces tâches apparemment simples mais chronophages, vous gagnez du temps, réduisez les coûts et garantissez le maintien d'un niveau élevé de qualité dans vos traductions.
Prêt à sortir de l'eau bouillante et à rendre la gestion des projets de traduction plus efficace dans votre entreprise ?
🐸Montrez-moi comment je peux gagner du temps et de l'argent avec Smartcat🐸
