Comment traduire rapidement le contenu d'un document Word à l'aide de l'IA

Vous avez besoin de traduire le contenu de documents Word ? Cela peut sembler une tâche ardue, surtout lorsque vous voulez garantir l'exactitude, la cohérence et la pertinence culturelle. Les documents Microsoft Word sont également réputés pour être difficiles à manipuler, en raison des caractères cachés, des espacements et d'autres problèmes de mise en forme qui peuvent dérouter même les utilisateurs expérimentés de MS Office.

Heureusement, grâce à une plateforme linguistique telle que Smartcat, vous pouvez traduire un document entier en quelques étapes simples à l'aide de notre agent de traduction de documents. 

Les documents sont à la base de presque tous les flux de travail, mais leur traduction manuelle est fastidieuse et source d'erreurs. Cet agent élimine le copier-coller, les corrections de formatage et les allers-retours, ce qui permet aux équipes d'avancer plus rapidement et de se développer sans sacrifier la qualité.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment utiliser l'Agent de traduction de documents. Nous vous donnerons également quelques conseils pour la localisation linguistique des documents Word afin de garantir que votre projet trouve un écho auprès de votre public cible et soit conforme aux normes linguistiques et culturelles locales.

• L'agent de traduction de documents de Smartcat vous permet de traduire des documents Word en quelques minutes en téléchargeant simplement vos fichiers et en lançant la traduction IA tout en conservant la mise en forme, la structure et le ton de votre marque.

• La traduction par IA, associée à des workflows de révision et à des glossaires terminologiques, garantit une localisation précise et cohérente avec l'image de marque.

• En traduisant leur contenu dans la langue maternelle de leur public cible, les entreprises peuvent renforcer la pertinence de leur marque, instaurer la confiance et, au final, stimuler leur croissance sur les marchés locaux et internationaux.

La bibliothèque d'agents IA de Smartcat est conçue pour les flux de travail les plus courants en matière de création de contenu, de traduction et d'automatisation. Ces agents sont prêts à l'emploi et ne nécessitent aucune configuration, ce qui permet aux équipes de se mettre rapidement au travail.

Ces agents éliminent les tâches répétitives et rationalisent les flux de travail quotidiens, aidant ainsi les équipes à produire et à lancer du contenu plus rapidement, avec moins de travail manuel et moins d'outils. Smartcat offre un moyen rapide et rentable de traduire plus de 80 types de fichiers, y compris Microsoft Word. Voici comment traduire des documents Word dans Smartcat, étape par étape :

L'inscription à Smartcat ne prend que quelques secondes. Une fois votre compte créé, connectez-vous à l'aide de vos identifiants pour commencer.

Commencez par créer un nouveau projet dans Smartcat. Cela implique de définir les détails du projet, tels que les langues source et cible, les noms des projets et toute instruction spécifique destinée aux relecteurs. La création d'un projet permet de centraliser toutes les activités de traduction et d'édition, ce qui simplifie la gestion de votre projet.

Le choix du flux de travail approprié est essentiel pour garantir le bon déroulement du processus de traduction. Smartcat propose différentes options de flux de travail, mais nous recommandons le flux de travail IA + révision pour une efficacité et une qualité optimales. Ce flux de travail combine la rapidité de la traduction IA de Smartcat avec une révision humaine en temps réel, garantissant ainsi la précision tout en minimisant les délais d'exécution.

Une fois votre projet configuré, téléchargez ou glissez-déposez le ou les documents Word que vous souhaitez traduire. 

Vous pouvez également télécharger des fichiers de référence tels que des glossaires, des guides de style ou des traductions précédentes afin de fournir un contexte à la technologie IA et aux réviseurs. Le téléchargement de tous les fichiers pertinents garantit que les réviseurs ont accès aux ressources nécessaires pour une localisation précise.

La fonctionnalité traduction IA de Smartcat vous permet de générer rapidement des traductions initiales. Sélectionnez l'option de traduction IA du document Word, et Smartcat vous fournira des traductions générées par IA à réviser.

Bien que la traduction IA fournisse un premier jet rapide, il est important de garder à l'esprit que la révision humaine par des experts locaux est essentielle pour affiner les traductions et garantir leur exactitude linguistique. Vous pouvez engager des réviseurs professionnels sur la plateforme Smartcat via Smartcat Marketplace , l'un des plus grands réseaux mondiaux d'experts certifiés (plus de 500 000). 

Ils peuvent vérifier l'exactitude de votre contenu traduit. L'outil de sourcing IA mettra en correspondance votre contenu, votre langue et les besoins de votre projet avec les profils des réviseurs, vous fournissant ainsi une liste d'experts certifiés adaptés à votre projet.

Après avoir généré des traductions IA, vous, votre équipe ou les réviseurs linguistiques invités pouvez réviser le contenu traduit en le comparant au contenu dans la langue d'origine dans l' interface Smartcat Editor. 

Vous pouvez y affiner les traductions, corriger les inexactitudes et garantir la cohérence de l'ensemble du document. L'éditeur offre un environnement convivial avec des outils d'édition intuitifs, rendant le processus de révision efficace et sans tracas. Il enregistre également les modifications et l'activité de l'équipe pour une gestion de projet efficace.

Une fois que vous êtes satisfait des traductions, téléchargez ou exportez le document Word localisé. Smartcat propose diverses options d'exportation, notamment des documents Word, DOCX, PDF, Excel, XLSX, PPTX, TXT, Powerpoint et d'autres formats de fichiers, garantissant ainsi la compatibilité avec votre plateforme de publication préférée. Le téléchargement du document finalisé marque la fin du processus de traduction. Votre document est désormais prêt à être distribué à votre public cible.

Smartcat AI mémorisera vos traductions, modifications, glossaires et autres éléments préférés, les stockera dans votre Smartcat Drive et les appliquera automatiquement aux traductions futures. Cela accélère vos prochains projets et contribue à l'amélioration constante de la qualité et à la cohérence de votre marque dans tous vos contenus traduits.

La traduction est essentielle pour permettre aux entreprises de communiquer efficacement avec des publics diversifiés, leur permettant ainsi de briser les barrières linguistiques et d'atteindre de nouveaux marchés. Ce besoin se reflète dans le marché de la traduction linguistique NLP, qui devrait atteindre environ 9,9 milliards de dollars aux États-Unis en 2025.[1] En 2023, l'anglais était de loin la langue la plus parlée dans le monde, suivie du chinois et de l'hindi.[3]

Avant de centraliser ses services de traduction, la ville de Seattle disposait d'un système décentralisé dans lequel chaque service était chargé de sous-traiter les services linguistiques selon ses besoins. Cette approche fragmentaire était inefficace et entraînait souvent une duplication des efforts et une qualité inégale.

En l'absence d'une base de données centrale où toutes les traductions étaient stockées, différents services pouvaient finir par traduire plusieurs fois le même document. Outre l'augmentation des coûts, cela pouvait également signifier que le même terme pouvait être traduit différemment d'un service à l'autre, ce qui pouvait semer la confusion et frustrer les résidents LEP.

La première mesure prise par la ville de Seattle a été de centraliser la traduction de documents en collaborant avec l'agent de traduction de documents de Smartcat. Sa nature en ligne a facilité l'accès pour le personnel dispersé de la ville, et ses nombreuses fonctionnalités, telles que la mémoire de traduction, les glossaires et les outils d'assurance qualité, ont permis d'optimiser les flux de travail et d'accélérer le processus tout en maintenant la qualité.

En traduisant leur contenu dans la langue maternelle de leur public cible, les entreprises peuvent renforcer la pertinence de leur marque, instaurer la confiance et, au final, stimuler leur croissance sur les marchés locaux et internationaux. Cela n'a rien de surprenant lorsque près de la moitié des internautes sur des marchés tels que l'Indonésie déclarent utiliser des outils de traduction en ligne chaque semaine.[2]

Mais le processus ne s'arrête pas à la simple traduction. La localisation, qui consiste à adapter et à affiner le contenu en fonction des nuances culturelles et des préférences du marché cible, est la clé du succès commercial à l'échelle mondiale.

Tout service commercial qui travaille avec plusieurs langues peut tirer parti de la localisation, y compris les équipes marketing et formation et développement.

• Les équipes marketing s'appuient sur du contenu localisé pour établir un lien avec les publics locaux, en adaptant leurs messages afin qu'ils correspondent aux nuances culturelles et aux préférences locales. En parlant la langue de leurs marchés cibles, les entreprises peuvent établir des liens plus solides, instaurer la confiance et, au final, fidéliser leur clientèle et augmenter leur chiffre d'affaires.

• Les équipes de formation et de développement peuvent utiliser des supports de formation localisés pour intégrer et perfectionner les compétences des employés dans différentes régions, garantissant ainsi la cohérence du transfert de connaissances et du développement des compétences. En investissant dans la localisation, les entreprises peuvent ouvrir de nouvelles perspectives de croissance, conquérir de nouveaux marchés et s'imposer comme des acteurs crédibles sur la scène internationale.

La localisation peut demander plus de travail que la traduction, mais elle en vaut la peine. L'agent de traduction de documents de Smartcat peut vous aider à accomplir 95 % du travail, mais pour les documents particulièrement importants, le fait de confier la révision et la correction de vos traductions IA à des experts linguistiques vous permettra d'obtenir un résultat encore meilleur. Voici quelques conseils pour optimiser la localisation de vos documents Word dans n'importe quelle langue.

Lorsque vous traduisez un texte destiné à un nouveau public, tenez compte des nuances culturelles, des expressions idiomatiques et des préférences linguistiques. Évitez les traductions littérales et efforcez-vous de réaliser une localisation qui trouve un écho dans le contexte culturel du public cible. Travaillez avec des linguistes professionnels ou des consultants culturels de langue maternelle afin de garantir l'authenticité et la pertinence de votre traduction.

Utilisez un processus d'assurance qualité en plusieurs étapes

Pour une assurance qualité optimale, envisagez de mettre en place plusieurs étapes dans le processus de traduction, chacune permettant de préciser des détails importants. Par exemple, une traduction assistée par IA suivie d'une révision humaine puis d'une relecture pour vérifier tout ce que les éditeurs de localisation auraient pu manquer vous permet de couvrir tous les aspects du contenu traduit.

Cette approche en plusieurs étapes permet de détecter les erreurs, les incohérences et les inexactitudes culturelles, garantissant ainsi un produit final soigné qui répond aux normes de qualité les plus élevées. Les erreurs peuvent coûter cher à corriger, tant en termes de ressources que de réputation, surtout après la distribution des documents. Il est donc toujours judicieux d'investir un peu plus dans l'assurance qualité du processus de localisation.

Lorsque vous utilisez les agents IA de Smartcat pour traduire votre document Word, il est recommandé d'inviter des experts linguistiques qui connaissent votre marché cible à relire et à apporter les modifications de localisation nécessaires afin de garantir l'exactitude des traductions. Si vous ne disposez pas encore d'experts locaux dans votre équipe, vous pouvez facilement en trouver sur le Smartcat Marketplace.

La mise en forme joue un rôle crucial dans la localisation de documents. Veillez à ce que le texte traduit conserve la mise en forme d'origine, y compris les styles, les tailles et l'alignement des polices. Accordez une attention particulière aux éléments tels que les puces, les listes numérotées et les retraits afin de préserver l'attrait visuel et la lisibilité du document.

N'oubliez pas que certaines langues peuvent nécessiter plus de mots que d'autres pour exprimer une idée, ce qui peut affecter la mise en page et la lisibilité du document. Si nécessaire, vous pouvez modifier la taille des polices, l'organisation des paragraphes ou d'autres éléments de mise en forme afin d'améliorer la lisibilité dans la langue cible. Voici un tutoriel pour naviguer dans l'éditeur Smartcat :

Astuce Word : vous êtes frustré par l'espacement ou la mise en forme de Word qui ne vous conviennent pas ? Dans la barre d'outils Accueil, cliquez sur le bouton Afficher/Masquer les caractères cachés (il utilise un symbole de paragraphe, comme ceci : ¶) pour activer les caractères cachés de Word. Cela révèle les caractères qui affectent la mise en forme du document et peut vous aider à ajuster les éléments pour obtenir un résultat parfait. Localiser la mise en forme spéciale Les éléments de mise en forme spéciaux tels que les pieds de page, les en-têtes, les dates et les heures nécessitent une localisation minutieuse afin de garantir leur exactitude et leur pertinence. Il est important de s'assurer que ces éléments sont correctement traduits et mis en forme en fonction de la langue et de la région cibles.

Par exemple, l'anglais américain utilise un format de date différent (MM/JJ/AAAA) de l'anglais britannique (JJ/MM/AAAA). De même, les documents destinés aux États-Unis doivent utiliser les unités de mesure impériales (pouces, pieds, livres, gallons) plutôt que les unités métriques (centimètres, mètres, kilogrammes, litres). Certains pays marquent les fractions avec un point (.) et d'autres avec une virgule (,). Les guillemets et les points d'exclamation pour les citations sont également traités différemment selon les pays.

Pour garantir un processus de localisation fluide, veillez à collaborer avec des experts locaux qui maîtrisent les besoins de formatage particuliers.

Les graphiques et les visuels doivent également être localisés afin de correspondre aux préférences et aux normes culturelles du public cible.Traduisez tout texte contenu dans des images ou des graphiques et remplacez les images par des alternatives culturellement appropriées si nécessaire. Vous serez peut-être surpris d'apprendre à quel point les attitudes envers les images, les symboles et les couleurs varient d'une culture à l'autre.

Par exemple, la couleur rouge est utilisée lors des funérailles en Corée du Sud et il peut être de mauvais augure d'écrire le nom d'une personne en rouge dans un document.[4] Cependant, cette même couleur symbolise la chance et la prospérité en Chine. C'est pourquoi il est important de faire appel à des experts en localisation et à des relecteurs pour les éléments visuels et textuels de vos documents.

L'Image Translation Agent de Smartcat détecte et traduit le texte contenu dans les fichiers image à l'aide de la technologie OCR, puis reconstruit l'image avec le contenu traduit, sans qu'aucun travail de conception manuel ne soit nécessaire. Cet agent permet aux traducteurs et aux experts locaux de travailler à la fois sur le texte et les éléments visuels, garantissant ainsi une intégration transparente des graphiques localisés.

En suivant ces conseils et en tirant parti des capacités de l'agent de traduction de documents de Smartcat, vous pouvez traduire et localiser en toute confiance vos documents Word pour de nouveaux publics avec précision et efficacité.

Cet agent vous permet de :

• Traduire instantanément des briefs de campagne, des documents de formation, des documents d'une page, etc.

• Conserver la mise en forme et la disposition afin que le contenu soit prêt à l'emploi, sans avoir à le retravailler.

• Garantir la cohérence du ton, de la terminologie et de l'image de marque dans toutes les langues.

• Réduire les délais d'exécution et diminuer le besoin de contrôle qualité manuel et de coordination avec les fournisseurs

L'équipe deStanley Black & Decker utilise également régulièrement l'agent de traduction de documents facile à utiliser de Smartcat. Elle a découvert qu'elle pouvait rapidement télécharger ou glisser-déposer des documents de n'importe quel format, tels que Google Docs, Google Sheets, Word, VTT, Excel, InDesign ou PDF, et les fairetraduits instantanément, tout en conservant la mise en forme du document intacte.