Comment maîtriser les contrats gouvernementaux : une petite traduction

Le défi

Juan savait qu'il avait un problème : en tant que PDG d'une petite agence de traduction, il était constamment à la recherche de nouvelles ressources pour répondre aux besoins de ses clients. Il disposait d'une liste de linguistes en qui il avait confiance et avec lesquels il travaillait régulièrement, mais il arrivait parfois qu'ils ne puissent pas fournir suffisamment de traducteurs dans des délais très courts.

Pour ses clients, qui sont principalement des organismes gouvernementaux, la nature imprévisible des projets signifiait que Juan ne pouvait pas toujours déterminer quelles ressources seraient à sa disposition lorsqu'il en aurait besoin, ce qui rendait difficile pour lui de planifier à l'avance. Dans de tels moments, il avait besoin de linguistes possédant une expertise spécifique dans un domaine particulier, et ce, dans des délais très courts.

« En matière de communication publique, explique-t-il, l'anglais est toujours prioritaire. Les autres langues sont presque toujours considérées comme secondaires, même si leur utilisation est obligatoire. »

En matière de communication publique, l'anglais est toujours prioritaire. Les autres langues sont presque toujours considérées comme secondaires, même si leur utilisation est obligatoire. »

La solution

Lorsque Juan a découvert Smartcat, il était quelque peu hésitant. Il doutait qu'un logiciel puisse réellement faciliter son activité grâce au niveau d'automatisation promis. Malgré ses réserves, Juan a décidé d'essayer Smartcat, et il a immédiatement été impressionné. Il a apprécié la possibilité de contrôler tous les aspects de son activité, y compris la saisie des données, la génération de rapports, le calcul des devis, la facturation des paiements et même la gestion de projets.

« Grâce à Smartcat, nous avons automatisé nos systèmes et processus auparavant manuels, et gagné en agilité, en compétitivité et en qualité », explique-t-il. « Nous ne passons plus des heures à rechercher, trouver, évaluer, recruter et déployer des ressources. Ce processus fastidieux est désormais rapide et facile, ce qui a eu un impact positif sur nos résultats financiers. »

Fini le temps passé à rechercher, trouver, évaluer, contracter et déployer des ressources. »

Avant d'opter pour Smartcat, Juan a envisagé plusieurs autres solutions pour améliorer les processus opérationnels de l'entreprise, principalement celles utilisées par d'autres petites entreprises.

« J'ai essayé plusieurs outils », explique Juan, « mais j'ai rapidement conclu qu'ils ne correspondaient pas à mon modèle commercial, qu'ils demandaient trop d'efforts ou qu'ils ne produisaient tout simplement pas les résultats dont j'avais besoin. Lorsque j'ai testé Smartcat et que j'ai constaté sa facilité d'utilisation et toutes les fonctionnalités qu'il offrait, j'ai décidé que c'était la solution idéale. »

Le résultat

La mise en œuvre de Smartcat a eu un effet tout simplement transformateur pour Jungle Communications.

Selon Juan : « Imaginez :

Un processus distinct pour coordonner les négociations et les devis destinés aux clients,
De multiples échanges manuels de fichiers entre les différentes parties chez le client et le personnel interne
La coordination administrative et la facturation
L'assurance qualité et le service client,
Coordination avec plusieurs linguistes sur plusieurs projets, et
Partage d'informations entre l'équipe de production, les linguistes et les différentes parties chez le client,

vous pouvez donc imaginer que l'automatisation de toutes ces fonctions en une seule personne utilisant une seule plateforme fait toute la différence. »

En conséquence, l'entreprise dispose désormais de plus de temps pour se concentrer sur d'autres projets, bénéficie d'un meilleur contrôle de ses activités, offre un meilleur service à la clientèle et, par conséquent, enregistre un retour sur investissement accru.

« Mon expérience avec Smartcat m'a montré que ce logiciel est tellement rapide et efficace, explique Juan, qu'il m'a permis de réduire mes tarifs de 50 % afin de rester compétitif face aux critères de prix très bas imposés par les agences publiques californiennes, de remporter certains contrats et de continuer à réaliser des bénéfices. »

Smartcat m'a permis de réduire mes prix de 50 % tout en continuant à réaliser des bénéfices. »

« Mon seul regret, ajoute-t-il, c'est que cette technologie soit si efficace que nous en sommes devenus dépendants. Néanmoins, je pense que Smartcat est une entreprise solide, qui propose une solution indispensable, et nous continuerons à la soutenir dans un avenir proche. »

Si vous pensez avoir besoin d'aide pour vous y retrouver dans la jungle de ce secteur, rendez-vous sur Smartcat.