La gestion des fournisseurs et comment bien la mettre en œuvre dans les services linguistiques

Les traducteurs sont le sang qui coule dans les veines de toute entreprise de traduction. Mais pour qu'un organisme soit en bonne santé, il faut non seulement suffisamment de sang, mais aussi un système vasculaire adéquat pour l'acheminer rapidement là où il est nécessaire. De même, pour qu'une entreprise de traduction réussisse, il faut une gestion adéquate des fournisseurs.

Par gestion des fournisseurs, nous entendons le recrutement, l'affectation et le maintien des relations avec les personnes qui effectuent le travail concret dans votre entreprise de traduction : traducteurs, éditeurs, relecteurs, spécialistes de la PAO, etc.

Comme tout système complexe, la gestion des prestataires de traduction est sujette à des inefficacités et à des contretemps imprévus. Dans ce livre blanc, nous identifions les principaux obstacles auxquels la plupart des prestataires de services linguistiques sont confrontés dans la gestion des fournisseurs et partageons quelques pistes pour les surmonter.

Mener une campagne de test de traducteurs à grande échelle est un véritable casse-tête. Vous devez publier des annonces sur plusieurs sites d'emploi et/ou forums, puis envoyer des tonnes d'e-mails et en recevoir tout autant en retour. Pendant ce temps, vous recevez sans cesse les mêmes questions et avez les mêmes discussions, ce qui vous prend beaucoup trop de temps rien que pour faire avancer le processus.

Vous avez le choix entre mettre en place vous-même un processus efficace ou externaliser le service de gestion des fournisseurs. Dans ce dernier cas, vous n'aurez plus à vous soucier des aspects administratifs. Il vous suffira d'envoyer le document que vous souhaitez utiliser pour l'évaluation au fournisseur de services de gestion des fournisseurs, qui utilisera un processus rigoureux et éprouvé pour effectuer les tests à votre place. Idéalement, vous devez pouvoir consulter facilement les tests en un seul endroit et ajouter rapidement tous les freelances dont vous avez vérifié les tests à votre outil TMS afin de pouvoir les inviter rapidement à participer à vos futurs projets.

Pour sortir de ce cercle vicieux, vous devez avoir l'habitude de travailler avec de nombreux réviseurs de tests et sélectionner les meilleurs. Cela est difficile à réaliser à moins d'effectuer des tests de traduction en permanence, tous les jours. Là encore, le recours à un fournisseur de machines virtuelles externe vous permet d'être sûr que les tests des candidats seront traités par des réviseurs compétents.

Dans toute entreprise, les clients veulent payer moins cher et les fournisseurs veulent toujours gagner plus. La solution idéale serait de trouver un compromis où le client paie ce qu'il peut se permettre et le fournisseur gagne ce qu'il mérite. Malheureusement, en matière de traduction, le résultat est généralement une solution imparfaite : le client paie moins cher et le traducteur parvient tout juste à maintenir son tarif horaire suffisamment élevé en travaillant beaucoup plus vite que ce qui est nécessaire pour fournir une qualité acceptable. Cela peut se traduire par le fait de ne pas relire son propre travail, de produire une traduction littérale qui ne semble pas naturelle ou de se contenter de saisir une traduction automatique légèrement modifiée au lieu de faire une traduction correcte.

Pire encore, contrairement à un service de taxi, par exemple, où vous pouvez rapidement vous rendre compte si le chauffeur est imprudent, vous ne saurez pas qu'une traduction est mauvaise avant qu'il ne soit trop tard, pour les raisons déjà mentionnées dans le chapitre précédent.

Pour obtenir la meilleure garantie possible contre les traducteurs trop chers ou peu performants, vous ou votre fournisseur de VM devez :

• Restez informé des prix moyens pour chaque combinaison linguistique et chaque spécialisation.

• Évitez d'engager des prestataires dont les tarifs sont nettement supérieurs à la norme du marché, sauf si vous avez une raison impérieuse de le faire.

• Utilisez des outils automatisés qui permettent de détecter les traductions automatiques lorsque vous attendez une traduction humaine.

Une erreur trop courante chez les « jeunes » prestataires de services linguistiques consiste à mener une vaste campagne de tests sans avoir de plans d'embauche concrets, ou pire, avec des plans d'embauche faussement assurés qui ne se concrétisent jamais. Ils constituent une base de données de « bons » traducteurs à conserver et à utiliser pour l'avenir.

Mais cela ne fonctionnera pas :

• Les traducteurs n'aiment pas les agences qui leur font passer des tests laborieux puis disparaissent. Cela ne signifie pas qu'ils refuseront votre offre un an plus tard, mais la relation sera déjà compromise à ce moment-là.

• Les traducteurs, en particulier ceux qui acceptent des tests non rémunérés, sont très instables en termes de disponibilité. En un an, vous pourriez vous rendre compte que la moitié de vos « recrues » ne travaillent plus comme traducteurs.

• D'autres auront augmenté leurs tarifs, ce qui est une évolution naturelle pour un traducteur, et vos estimations budgétaires initiales seront donc erronées.

Vous devez donc occuper constamment vos traducteurs afin qu'ils répondent rapidement à vos nouvelles demandes de projets. Là encore, cela peut être plus facile avec un fournisseur de machines virtuelles externe. Que vous recherchiez une douzaine de traducteurs pour un projet de grande envergure ou un seul traducteur spécialisé dans une combinaison linguistique ou un domaine rare, vous les trouverez probablement plus rapidement de cette manière que par vous-même.

Enfin, dans la plupart des juridictions, vous ne pouvez pas simplement embaucher quelqu'un, par exemple un traducteur, et le rémunérer. Vous avez besoin de « preuves documentaires » : certificats d'acceptation, factures, rapports, etc. Le pire, c'est que ces preuves varient d'un pays à l'autre, et devinez quoi : si vous dirigez une entreprise de services linguistiques, du moins une entreprise multilingue, vous serez amené à travailler avec des personnes de différents pays. Et puis il y a les impôts : chaque pays a les siens. Ne pas tenir compte de ces monstres peut entraîner une perte de profits inattendue ou, pire encore, des amendes.

Vous risquez de perdre votre élan et la qualité de vos prestations lorsque vous gérez vos projets de traduction. Pour rester en phase avec le marché et maintenir votre activité de traduction à flot, deux options s'offrent à vous :

1. Embaucher des gestionnaires de fournisseurs dédiés. Cela peut être l'option privilégiée si vous êtes une grande entreprise et que vous pouvez vous permettre d'embaucher du personnel supplémentaire non productif. Mais si vous êtes une petite entreprise en pleine croissance, vous préférerez peut-être consacrer le coût d'un ou plusieurs postes à temps plein à quelque chose de plus efficace, comme le développement commercial, les ventes ou le marketing.

2. Faire appel à un prestataire externe de gestion des fournisseurs. En externalisant la fonction de gestion des fournisseurs, vous économisez non seulement les coûts administratifs supplémentaires liés à l'emploi d'un salarié à temps plein, mais vous vous débarrassez également des casse-tête organisationnels et managériaux qui y sont associés. De plus, grâce à l'économie d'échelle, l'équipe du prestataire, qui gère un volume de fournisseurs bien plus important que le vôtre (ou que celui de la plupart des prestataires de services linguistiques), vous coûtera beaucoup moins cher, même en termes de coûts directs.

Chaque option présente ses avantages et ses inconvénients, et nous espérons que ce livre blanc vous aidera à prendre une décision éclairée.