Les principales erreurs de localisation et comment les éviter

Les responsables de la localisation en ont assez de cliquer : jour après jour, ils effectuent le même travail manuel fastidieux et n'ont pas assez de temps pour l'optimisation et le contrôle qualité, car ils sont souvent pressés par le temps. Voici quelques-unes des plus grandes erreurs commises par les responsables de la localisation et quelques idées pour y remédier.

Les responsables de la localisation ont un travail extrêmement complexe mais passionnant, qui nécessite des connaissances dans divers domaines : informatique, linguistique, finance et même ressources humaines. Ils gèrent les projets, les budgets, les flux de travail et la communication avec les clients, et collaborent avec une multitude de professionnels internationaux. Grâce à leur compréhension approfondie de l'entreprise ou du public cible du client, ils s'efforcent de fournir des traductions adaptées aux régions visées.

Les responsables de la localisation doivent donc posséder les compétences organisationnelles d'un bibliothécaire et les talents de planification d'un général d'armée. Même avec ces atouts dans leur arsenal, ils rencontrent parfois des difficultés s'ils ne disposent pas d'une planification, de pratiques de communication, d'outils et de rapports adéquats.

Les responsables de la localisation sont généralement soumis à la pression d'accepter davantage de travail et de respecter, voire d'avancer, les délais de plusieurs projets. C'est pourquoi il est essentiel pour réussir d'être assertif quant à la faisabilité d'une tâche. Les responsables de la localisation qui répondent « Peut-être » ou « Je vais voir ce que je peux faire » aux demandes risquent de s'exposer à des mois de stress. Lorsque vous dites « Oui », cela ne doit pas être une réaction instinctive. Commencez par examiner l'ampleur du projet. En tant que responsable de la localisation, vous devez savoir combien de temps prennent généralement les tâches. Si vous ne le savez pas, vous aurez du mal à répondre à la question. Pour vous faire une meilleure idée, vous pouvez soit noter en continu le nombre d'heures consacrées à chaque type de tâche, soit demander à des spécialistes, c'est-à-dire des traducteurs, des relecteurs ou des doubleurs.Après avoir évalué la durée du projet, évitez de donner une date précise. Indiquez plutôt une fourchette qui inclut une marge de sécurité tant pour la date de livraison que pour le budget. Par exemple, en ajoutant deux semaines ou 500 dollars supplémentaires, vous vous épargnerez le souci de prendre trop de temps ou de dépasser le budget. Le principal intervenant sera satisfait de la rapidité ou de l'argent « économisé ».

En tant que responsable de la localisation, la dernière chose que vous souhaitez, c'est devenir un simple employé administratif chargé de tâches fastidieuses telles que cliquer, classer, télécharger, téléverser et autres tâches répétitives et chronophages. C'est pourquoi vous devez exploiter pleinement les technologies disponibles. Certains systèmes vous fournissent des flux de travail et tous les outils dont vous avez besoin pour :

• Attribuer des tâches,

• Fournir des instructions,

• Calculer les budgets, et

• Trouver des traducteurs et d'autres types de personnel.

On constate une augmentation du nombre d'outils de gestion de la localisation basés sur le cloud qui répondent à ces exigences. Les TMS basés sur le Web constituent une excellente solution en raison de leur configuration collaborative, de leurs prix plus avantageux et de leurs mises à jour plus fréquentes que les outils logiciels traditionnels installables. Par exemple, la plateforme cloud tout-en-un Smartcat réduit jusqu'à 10 fois le travail manuel des responsables de la localisation par rapport à la combinaison traditionnelle de TMS, CAT et tableurs des prestataires de services linguistiques. Sa configuration centralisée et tout-en-un vous évite de passer sans cesse d'un canal, d'un onglet ou d'un outil à l'autre, tandis que la fonction de distribution des projets assistée par la technologie attribue les tâches aux freelances et aux fournisseurs 30 % plus rapidement que les e-mails. Après être passé d'un TMS manuel à un TMS basé sur le cloud, le EthnoLink LSP a enregistré une réduction moyenne de 24 % des coûts et des délais de réalisation des projets.

Quel que soit l'outil de traduction que vous utilisez, assurez-vous qu'il vous facilitera la vie. Dressez une liste de vos principaux problèmes et testez le logiciel dans le cadre d'un essai en conditions réelles — ne vous contentez pas de lire la description des fonctionnalités. Cochez les éléments de votre liste au fur et à mesure et voyez où vous en êtes après votre évaluation. Vous découvrirez peut-être des fonctions dont vous ne soupçonniez même pas l'utilité !

Transformons nos inquiétudes anticipées en réflexions et en plans anticipés.
~ Winston Churchill

Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais beaucoup d'entre nous planifient les choses dans leur tête et pensent pouvoir s'en souvenir. Cependant, cela devient de plus en plus difficile lorsque vous avez 100 tâches à déléguer avec différents niveaux de priorité.

Un plan et un flux de travail sont essentiels pour mener à bien un projet dans les délais impartis. Ils vous permettent de montrer à votre équipe ce que vous attendez d'elle, fournissent une vue d'ensemble à votre responsable et servent même de présentation pour vendre vos services à des clients potentiels. Smartcat offre les outils organisationnels nécessaires avec des flux de travail en temps réel et exploitables que vous pouvez organiser pour répondre à vos besoins spécifiques.

Planifiez le projet afin de ne rien oublier d'important.

Vous êtes peut-être très intelligent, mais vous ne pouvez pas connaître tous les tenants et aboutissants du travail de chacun. Le travail d'équipe et l'implication des membres dans la planification augmenteront le taux de réussite. Certains managers tentent d'élaborer eux-mêmes l'ensemble du plan, mais ils seraient encore plus efficaces s'ils écoutaient les opinions et les expériences d'autres professionnels. Après tout, ce sont eux qui feront le travail. Prendre en compte leur contribution les aide à adhérer au projet et à s'approprier celui-ci.

Vous n'avez pas non plus besoin d'une équipe interne de traducteurs à consulter : contactez des freelances via des communautés en ligne pour obtenir les informations que vous recherchez. Par exemple, Smartcat héberge une communauté florissante communauté florissante, qui compte de nombreux professionnels engagés et désireux d'échanger des idées.

Trop souvent, les responsables de la localisation fournissent peu ou pas d'instructions à leurs traducteurs et sont surpris d'obtenir un résultat différent de ce qu'ils attendaient. Cela est parfois dû à un manque d'expérience, mais même les professionnels chevronnés négligent cette étape lorsqu'ils manquent de temps. Les traducteurs ne peuvent tirer que des informations limitées du contexte. Les suppositions augmentent la quantité de travail à refaire.

Dans le pire des cas, le projet échoue. Une étude a montré que 29 % des projets échouent en raison d'une mauvaise communication.

Voici quelques ressources que vous pouvez fournir aux spécialistes linguistiques afin qu'ils disposent des informations nécessaires :

• Directives : préférences linguistiques et guides de style.

• Contexte : captures d'écran, exemples ou intégration CMS.

• Glossaires : termes techniques, termes propres à la marque et variantes orthographiques.

• Description du public cible (profil du client) : pour qui le traducteur écrit-il et comment pourrait-il adapter le texte pour qu'il soit le plus efficace possible ?

• Documentation sur l'image de marque de l'entreprise : culture d'entreprise, valeurs, etc.

Smartcat offre la possibilité d'ajouter des guides de style, des documents de référence et des commentaires pour les instructions spécifiques à une tâche. La fonction de chat intégrée et les commentaires sur les segments sont très utiles pour répondre aux questions.

Le fait de passer en revue vos projets vous aidera, vous et votre équipe, à progresser et à vous améliorer dans vos tâches futures. Malheureusement, de nombreux responsables de la localisation négligent cette étape du cycle de vie d'un projet, souvent par manque de temps. Et lorsqu'ils tirent des enseignements, ils ne les partagent pas toujours. La « guerre contre l'erreur » devrait être le combat principal des responsables de la localisation.

Une rétrospective à l'échelle de l'équipe, ou du moins avec tous les chefs d'équipe, est un excellent moyen de corriger les erreurs passées. Le responsable de la localisation doit faciliter les commentaires de chacun sur ce qu'il faut faire davantage ou moins, arrêter ou commencer à faire.

Pour évaluer les différents indicateurs mesurables d'un projet, tels que la productivité, la rapidité, le coût et la qualité, Smartcat dispose de plusieurs outils. Ses rapports sur les performances de l'équipe vous permettent de voir votre niveau de productivité et de suivre vos progrès au fil du temps, tandis que les fonctionnalités intégrées d'assurance qualité indiquent le nombre d'erreurs dans la terminologie, la ponctuation, les dates, etc.

Grâce à des outils permettant de réduire le nombre de tâches répétitives, de suivre l'avancement des projets et d'évaluer les résultats, les responsables de la localisation peuvent se consacrer à l'aspect le plus agréable de leur travail, à savoir la localisation et l'optimisation de la qualité, et même profiter de pauses de temps à autre.

N'est-ce pas un objectif louable ? Voyez par vous-même sans aucune obligation — essayez Smartcat dès aujourd'hui.