L'évolution des outils du département de localisation : étude de cas BDO

Le chemin vers l'efficacité en matière de traduction est une histoire unique pour chaque entreprise qui cherche à se développer sur les marchés internationaux. Après tout, il n'existe pas de solution miracle qui fonctionne à tous les coups : vous devez essayer différents outils et approches pour voir lequel correspond le mieux à vos besoins.

Natalia Garbuz, responsable du département Traitement des données chez BDO Ukraine, a franchi de nombreuses étapes, dont la dernière a été Smartcat.

Un nombre considérable. Nous sommes une entreprise saisonnière qui traite beaucoup de documents assez classiques. Selon votre niveau de connaissance du secteur, cela peut constituer un défi en soi.

Tout d'abord, nous devions nous assurer que tous les services amenés à travailler avec des modèles de documents puissent utiliser le même système que notre service de localisation. Trados, par exemple, nécessitait une installation distincte sur chaque PC, ce qui entraînait des coûts supplémentaires et empêchait la collaboration sur un même projet.

Deuxièmement, nous avons une politique stricte en matière de formatage de l'identité visuelle, ce qui signifie que tout ce qui entre doit ressortir exactement de la même manière. Trados, que nous utilisions, modifiait le formatage du document lors de l'exportation, ce qui nous causait des maux de tête sans fin.

Ce dont nous avions vraiment besoin, c'était d'une plateforme collaborative basée sur le cloud, avec des fonctionnalités éditoriales, des mémoires de traduction, un espace personnel et des fonctionnalités partagées. Bien sûr, comme nous nous occupons d'audit, de comptabilité et de reporting financier, nous avions également besoin de nos propres glossaires.

Nous avons trouvé toutes les fonctionnalités et caractéristiques que nous recherchions dans Smartcat. À savoir des mémoires de traduction, une base terminologique, des glossaires, la traduction automatique provenant de différents fournisseurs (DeepL en est un exemple), un compte d'entreprise avec des sièges séparés pour les employés, et bien d'autres encore. Nous sommes également très satisfaits que la mise en forme des documents reste intacte lors de l'exportation, c'est une véritable aubaine.

De plus, Smartcat est une solution basée sur le cloud, ce qui est très important pour nous compte tenu du positionnement de notre entreprise en matière de cybersécurité et de protection des données.

Choisir le bon outil n'a pas été facile pour nous. Il y a 20 ans, c'était un dictionnaire papier. Dans les années 90, Trados a fait son apparition sur le marché, ce qui a constitué un grand pas dans la bonne direction, mais cet outil a lui aussi dû évoluer. Les années 2000 ? Google Translate. Un rêve ! Gratuit, efficace et proposant des milliers de combinaisons linguistiques, mais parfois d'une inexactitude comique. Tout cela était bien, mais pas encore suffisant pour soutenir pleinement la traduction professionnelle. Nous voulions également bénéficier des avantages d'une traduction automatique complète.

Puis, en 2012, Smartcat arrive et décide que la traduction assistée par ordinateur (TAO) dans le cloud, capable de traduction automatique, de traduction continue, de mémoires de traduction et de bien d'autres choses encore, est la solution. Et ils avaient raison. Elle offre tout simplement tout ce dont nous avons besoin, contrairement à d'autres solutions qui proposent soit certaines de ces fonctions dont nous avons besoin, soit aucune d'entre elles.

Notre première étape a bien sûr consisté à tester le logiciel pendant quelques semaines avant de décider de souscrire à Smartcat pour la première année d'utilisation. Alors que nous commencions les tests, nous avons reçu un gros projet de traduction avec un délai très court. C'était l'occasion idéale de voir ce que Smartcat avait dans le ventre, en pleine action, pour ainsi dire.

Lorsque nous avons terminé le projet et procédé à l'achat de la licence, nous avions déjà appris les ficelles du métier et même réussi à constituer un glossaire et une mémoire de traduction modestes. Ce fut sans aucun doute une réussite.

Après cela, nous avons décidé d'organiser une réunion d'entreprise et avons convaincu tout le monde grâce à un argumentaire convaincant et une courte vidéo de formation. Lorsque nos connaissances sur Smartcat ne suffisaient pas, leur équipe d'assistance intervenait et nous aidait en nous fournissant des réponses exhaustives sur tous les sujets qui nous intéressaient.

La dernière étape consistait à... commencer à l'utiliser à l'échelle de l'entreprise ! Nous parlons ici d'environ 70 employés. L'équipe d'assistance est une nouvelle fois venue à notre secours pour nous aider dans ce processus. Au final, tout ce que nous avons eu à faire, c'est fournir une adresse e-mail, un nom d'utilisateur et générer un mot de passe. Et voilà, ils étaient connectés ! Tout simplement.

Dans notre activité, nous utilisons beaucoup les mémoires de traduction. Leur création nécessite beaucoup de compétences et de savoir-faire. Sans l'aide précieuse de l'équipe d'assistance de Smartcat, nous sommes certains qu'il nous aurait fallu beaucoup de temps pour les créer correctement, or le temps est notre ressource la plus précieuse.

En raison de la grande complexité de notre processus, le transfert de notre mémoire de traduction (une série de documents Word avec des alignements de texte, capables de transformer un document au format TMX) vers Smartcat n'a pas pu être réalisé d'une manière satisfaisante au regard de nos normes de confidentialité. Finalement, cela n'a pas posé de problème majeur, car nos mémoires de traduction se sont enrichies au fil du temps dans Smartcat, à chaque projet livré avec succès.

Nous continuons à enrichir nos glossaires et nos mémoires de traduction, et à améliorer l'efficacité de notre service de localisation. C'est un travail sans fin, mais nous sommes heureux qu'il soit désormais aussi rationalisé. Et bien sûr, il convient de souligner une fois de plus que nous travaillons désormais tous ensemble dans un espace de collaboration unique et sécurisé basé sur le cloud. Et nos documents ne sont plus déformés lors de l'exportation ! Jusqu'à présent, tout va bien, nous continuerons à utiliser Smartcat et sa gamme de fonctionnalités en constante évolution.

Oui, l'équipe d'assistance ! Nous le pensons vraiment, vous ne serez pas livré à vous-même en cas de problème technique. Ils sont toujours là, prêts à vous aider. C'est comme un miracle. De plus, vos souhaits d'amélioration du produit sont réellement pris en compte. À un moment donné, nous et d'autres utilisateurs avons remarqué l'absence de caractères non imprimables dans les segments dans lesquels le texte est divisé. L'application signalait une erreur alors qu'il n'y en avait pas, ce qui était visuellement déroutant.

Savez-vous ce qui s'est passé ? Ils ont réparé le problème une semaine plus tard. Ils prennent vraiment bien soin de leurs clients, ce qui est extrêmement précieux en soi.

Venez assister à notre prochain événement #LocFromHome. C'est gratuit !