Adoptez la gestion automatisée de la traduction pour les prestataires de services linguistiques tournés vers l'avenir

Le secteur des services linguistiques a énormément évolué au cours des deux dernières décennies. Au début des années 2000, un projet type consistait à traduire des documents individuels dans une, deux ou trois langues au maximum. Aujourd'hui, nous parlons de séries entières de documents, et le nombre de langues cibles attendues atteint désormais les deux chiffres, voire plus. Le monde évolue de plus en plus vite, et aucun client ne souhaite attendre plusieurs jours pour obtenir un contenu traduit : ils s'attendent à ce que celui-ci soit disponible simultanément dans toutes les langues.

Cela augmente évidemment la charge de travail du chef de projet traduction (TPM) : il ne s'agit plus d'échanger quelques e-mails entre vous, le client et le traducteur. Il s'agit désormais de dizaines de communications par jour, des centaines par semaine, des milliers par mois. Et il ne s'agit pas seulement de communications, mais aussi de statuts, de progrès et de processus que vous devez garder à l'esprit.

Les chefs de projet sont au cœur de tout ce qui se passe dans le secteur des langues. Ils font le lien entre les clients, les traducteurs, les sous-traitants, les partenaires et les parties prenantes internes. Ils sont les premiers à être contactés lorsque les choses tournent mal. Ce sont eux qui essuient les critiques en cas de délais non respectés et de projets échoués. Il n'est donc pas étonnant que la gestion de projet soit considérée comme le métier le plus instable du secteur.

Chez Smartcat, nous pensons que l'automatisation est la clé pour soulager les TPM du stress auquel ils sont soumis. Tout comme les pilotes d'avion sont passés de la manipulation d'une multitude de leviers au contrôle de cockpits hautement technologiques, les chefs de projet devraient adopter la technologie pour avoir l'esprit tranquille et se concentrer sur les tâches vraiment importantes.

L'objectif de ce livre blanc est d'analyser le travail d'un chef de projet en traduction et, étape par étape, de réfléchir à la manière dont il pourrait être automatisé. Toutes les sections n'apportent pas de réponses, et celles qui le font ne sont pas immuables. Notre objectif principal ici est de lancer une discussion sur un sujet dont dépend le succès de l'ensemble du secteur.

Avant de nous plonger dans l'analyse détaillée de la gestion de projet dans le secteur linguistique, passons brièvement en revue les principales étapes du processus de gestion des traductions (voir schéma ci-dessous) :

Étape 1 : Traiter la demande du client
Étape 2 : Préparer le projet
Étape 3 : Trouver des traducteurs
Étape 4 : Réaliser la traduction
Étape 5 : Assurer la qualité
Étape 6 : Livraison
Étape 7 : Paiements

Naturellement, ces tâches peuvent être réparties entre plusieurs personnes, tout dépend de la structure du prestataire de services linguistiques. L'inverse est également vrai : un chef de projet peut gérer plusieurs flux de travail simultanément, ce qui est généralement le cas. Ce modèle non linéaire augmente le nombre de choses qui peuvent mal tourner.

Maintenant, décomposons ce processus.

L'objectif de cette étape est de passer rapidement d'une situation où le client a besoin d'une traduction à une situation où il dispose d'un devis concret et d'un engagement sur les délais de la part du prestataire de services linguistiques.

Les sous-étapes typiques sont les suivantes :

• Recevoir la demande

• Calculer le nombre de mots

• Préparer un devis

• Vérifier s'il existe des exigences supplémentaires telles que

• Numérisation d'un PDF

• télécharger le contenu d'un site web

• supprimer les données sensibles avant la traduction

Sans automatisation, ni le client ni le fournisseur ne disposent d'un moyen standard pour passer et accepter des projets, et utilisent à la place des e-mails ou des messageries instantanées. Cela entraîne des erreurs humaines :

• Vous devez conserver les demandes liées au projet avec tous les autres courriels, ce qui augmente le risque de les perdre.

• Si une demande supplémentaire arrive pour un projet existant, vous devez vous souvenir de quel projet il s'agit et la cocher.

• Vous devez joindre à nouveau toutes les informations et tous les fichiers requis dans votre système de gestion de projet (si vous en avez un) ou, là encore, les conserver dans votre boîte mail.

• Le client doit attendre la réponse du fournisseur pour obtenir un devis, même pour une simple demande de traduction. Et s'il envoie sa demande à plusieurs fournisseurs, c'est le premier à répondre qui remportera le marché.

En termes plus simples, ni le fournisseur ni le client ne se sentent pleinement maîtres de la situation et conscients de toutes les demandes et de tous les projets.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation de la gestion de projet est de mettre en place un flux de travail standard qui permette aux prestataires de services linguistiques :

1. Traiter plus rapidement les demandes des clients
Le client peut envoyer un document — ou le télécharger via un portail — et obtenir immédiatement un devis approximatif. Les chefs de projet n'ont plus à gérer les e-mails ni à télécharger/téléverser des fichiers. Cela s'avère particulièrement utile si le TPM traite de nombreuses commandes simples, où les opérations manuelles prennent beaucoup de temps.

2. Activer la localisation continue
Ils peuvent également utiliser un connecteur API pour les principaux systèmes de gestion de contenu ou référentiels tels que Wordpress, Drupal, GitHub, etc. L'échange automatisé de contenu élimine les frais généraux liés aux mises à jour, qui peuvent être fréquentes avec les clients actuels, adeptes de l'agilité. Le contenu à traduire est toujours à portée de main du responsable, prêt à être traité.

3. Évitez les erreurs humaines
Les fichiers apparaissent automatiquement dans le même système où ils seront traités et traduits. Cela évite les actions manuelles coûteuses et minimise les erreurs humaines. Tous les participants peuvent être sûrs que les contributeurs travaillent sur les mêmes documents et versions que ceux soumis par le client.

En conséquence, le TPM dispose d'un « convoyeur » constamment prêt à recevoir de nouvelles commandes, et le client peut être sûr qu'elles seront traitées de manière fiable.

Une fois la commande confirmée, l'objectif du TPM est de préparer le projet pour la traduction dans les meilleurs délais.

Les sous-étapes typiques sont les suivantes :

• Pré-traiter et analyser les fichiers,

• Analyser les informations associées,

• Calculer les statistiques internes,

• Planifier les échéances internes.

Sans automatisation, cela peut devenir l'un des aspects les plus difficiles à gérer :

• Si un fichier est trop volumineux pour un seul traducteur, vous devez le diviser en plusieurs parties afin de l'attribuer à différentes personnes (ceci recoupe l'étape 3).

• Vous devez vous rappeler si vous avez déjà eu des projets similaires par le passé, qui pourraient contenir ou non des parties du même texte et utiliser la même terminologie.

• Vous devez vérifier s'il y a des répétitions, totales ou partielles, dans ce nouveau projet, afin que vos traducteurs ne refassent pas deux fois le même travail.

• Vous devez exclure manuellement le texte qui n'a pas besoin d'être traduit, par exemple les extraits de code source.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation est de permettre aux TPM :

1. Suivez un processus plus simple
La solution doit permettre au TPM d'attribuer différentes parties d'un document à différentes personnes sans le diviser (voir également l'étape 3). Cela réduit les erreurs humaines et accélère le processus : par exemple, si un traducteur ne répond plus, vous pouvez simplement réattribuer sa partie à un autre traducteur sans avoir à passer du temps à rediviser le document.

2. Réutiliser les traductions et la terminologie antérieures
Les mémoires de traduction (MT) et glossaires spécifiques au client permettent de garantir la cohérence du message tout au long des projets. Les clients accordent autant d'importance au style qu'aux coûts. Les mémoires de traduction permettent au prestataire d'offrir des remises à ses clients lorsque du contenu répété est traduit, tandis que les glossaires garantissent l'utilisation d'une terminologie cohérente tout au long du projet.

3. Calculer les statistiques internes
Les statistiques internes relatives aux correspondances dans la mémoire de traduction, aux répétitions, etc. peuvent différer de celles fournies au client. Par exemple, le fournisseur peut souhaiter facturer au client le nombre total de mots, tout en rémunérant moins les traducteurs pour les correspondances dans la mémoire de traduction.

4. Fournir des commentaires spécifiques au contexte
Les captures d'écran et les explications pour certaines parties du texte source améliorent considérablement la pertinence de la traduction, car les traducteurs savent toujours exactement où le texte apparaît et ce qu'il signifie, car toutes les chaînes ne sont pas explicites.

5. Mieux gérer les délais
Le système devrait suggérer automatiquement des délais pour chaque étape du flux de travail en fonction de la productivité historique ou du nombre de traducteurs nécessaires si le délai est prédéfini. Les paires de langues et les spécialisations différentes ont des productivités de traduction moyennes différentes. Disposer d'un système qui fournit des suggestions basées sur des données aidera les TPM à prendre de meilleures décisions.

En conséquence, au lieu d'un ensemble disparate d'outils et de ressources déconnectés, vous disposez d'un tableau de bord unique qui vous permet de prendre les meilleures décisions avant de passer à l'étape suivante, à savoir la recherche de fournisseurs.

À cette étape, l'objectif est de trouver des traducteurs qui feront du bon travail dans les délais impartis. En tant que TPM, vous souhaitez terminer cette étape le plus rapidement possible, car les projets actuels ont des délais très serrés. Vous souhaitez également que les traducteurs possèdent l'expertise requise et, idéalement, qu'ils aient reçu des commentaires positifs de la part de clients précédents.

Les sous-étapes typiques sont les suivantes :

• Consultez les spécialistes internes, si vous en avez.

• Consultez les freelances connus, en fonction du budget et d'autres attentes.

• Trouvez de nouveaux freelances, en fonction de ces attentes.

• Facultatif : réservez des spécialistes pour un futur projet annoncé par le client.

Sans automatisation, le flux de travail type consiste à interroger les personnes directement via des messageries instantanées ou des listes de diffusion pour connaître leur disponibilité. Cela prend trop de temps et rend le processus ingérable :

• Certains de vos employés peuvent partir en vacances ou tomber malades.

• Ils peuvent avoir trop de tâches à accomplir pour d'autres clients, voire pour vos collègues.

• Vous devez tenir à jour un tableau ou tout autre moyen permettant de savoir qui est disponible.

Si aucun d'entre eux n'est disponible, vous devez vous rendre sur des sites d'offres d'emploi ou des forums de traduction pour recruter de nouvelles personnes. Cela vous pose encore plus de difficultés et vous fait perdre du temps :

• Rédiger un message d'introduction,

• Vérifier les antécédents des personnes qui répondent,

• Intégrer les personnes choisies à votre flux de travail.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation ici est de :

1. Regroupez le flux de travail en un seul endroit
Lorsque l'ensemble du flux de travail est regroupé sur une seule plateforme, le TPM n'a plus besoin de perdre du temps à passer d'une application ou d'un site web à l'autre. L'utilisation d'une expérience utilisateur unique pour gérer le processus de sourcing des fournisseurs permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer la cohérence et la fiabilité : quel que soit votre processus préféré (interne ou basé sur des freelances), la séquence d'actions est similaire et familière.

2. Faites en sorte que le processus de sélection soit basé sur les données
Le TPM dispose d'informations détaillées et vérifiables sur les compétences, l'expérience et les commentaires des traducteurs figurant sur leur profil. Le système suggère automatiquement des spécialistes en fonction de l'historique de leurs traductions et du document source en question.

Il peut être difficile d'affecter les bonnes personnes, car de nombreux traducteurs prétendent avoir plus d'expérience dans certains domaines qu'ils n'en ont réellement. Un système proposant des suggestions basées sur des données issues de corpus réels permet d'éviter ce problème.

3. Suivi de la disponibilité et de la productivité
Le TPM peut suivre la disponibilité de chaque traducteur en fonction de la charge de travail actuelle et de la productivité historique, deux éléments faciles à calculer puisque tout le travail est effectué au même endroit. Il n'y a pas deux traducteurs qui travaillent à la même vitesse, et tous ne se trouvent pas nécessairement dans le même fuseau horaire, en particulier dans le cas de projets multilingues. La répartition du travail entre les traducteurs est donc une tâche très peu linéaire. Le fait de confier tous les calculs à une machine est d'une grande aide.

En conséquence, le TPM peut trouver et assigner des freelances en quelques minutes, voire quelques secondes, et passer à d'autres projets.

Enfin, nous arrivons à l'essence même du travail, où l'objectif est de mener à bien le projet dans les délais impartis et selon des normes élevées (voir également l'étape 5).

Les sous-étapes typiques sont les suivantes :

• Suivre l'avancement du projet

• Répondre aux questions des traducteurs

• Éviter les retards

Sans automatisation, l'ensemble du processus est une boîte noire pour le TPM :

• Le TPM n'a aucun moyen de suivre l'avancement du projet, si ce n'est en interrogeant les traducteurs.

• Le seul moyen de communiquer avec les traducteurs est d'échanger des e-mails ou des messages instantanés.

• Il n'y a aucun moyen de s'assurer que les traducteurs font réellement ce qu'ils disent faire.

Cela maintient le chef de projet dans un état de stress permanent tout au long du projet, car il sera tenu responsable si quelque chose tourne mal.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation ici est d'aider le TPM :

1. Suivre l'avancement
Le TPM doit pouvoir consulter en temps réel les informations relatives à l'avancement de chaque document et sous-tâche du projet. En restant à l'affût, le responsable peut régler les problèmes dès leur apparition et garantir une livraison dans les délais. Si un traducteur ne répond plus ou si aucun progrès n'est constaté pendant une longue période, le TPM peut réattribuer la tâche à d'autres personnes.

2. Communiquer dans le contexte
Le TPM doit être capable de lire et de répondre aux questions spécifiques des traducteurs dans leur contexte. Les discussions spécifiques au contexte permettent de gagner du temps en clarifiant le contexte de chaque question et offrent un endroit unique où tous les commentaires peuvent être traités. De plus, s'il s'agit d'un projet multilingue, le commentaire est visible par tous les traducteurs, ce qui vous évite d'avoir à répondre plusieurs fois aux mêmes questions.

3. Restez vigilant
Le système doit envoyer des notifications lorsqu'il détecte des problèmes potentiels. L'absence de progrès, déjà mentionnée, en est un exemple. D'autres exemples incluent les délais qui approchent, une traduction trop lente ou trop rapide, l'absence de révision de la traduction automatique par le post-éditeur, etc.

En conséquence, le TPM sera en mesure de visualiser l'ensemble du processus et de réagir à toute situation d'alerte en prenant une décision rapide et éclairée.

L'objectif de l'assurance qualité est de s'assurer que les erreurs ne sont pas seulement corrigées, mais également évitées. À cet égard, il est généralement incorrect de la qualifier d'« étape ». Il s'agit d'un processus continu qui se déroule avant, pendant et après tout projet de traduction. Mais par souci de simplicité, nous la décrirons ainsi ici.

Les sous-tâches typiques sont les suivantes :

• Réutiliser les données historiques avant le processus

• Contrôler la qualité pendant le processus

• Tirer des enseignements après le processus

• Traiter les réclamations des clients

Sans automatisation, l'assurance qualité est principalement réactive et intuitive. Le TPM peut désigner un éditeur pour réviser une traduction terminée, recueillir les commentaires et, en fonction de ceux-ci, décider de continuer ou non à travailler avec le même traducteur à l'avenir. Cette approche est loin d'être optimale :

• Vous ne savez pas si une traduction est bonne avant qu'elle ne soit terminée.

• Vous devez conserver quelque part les données sur les « bons » et les « mauvais » traducteurs.

• Certains traducteurs sont « bons » à certains égards et « mauvais » à d'autres, ce dont vous devez également vous souvenir.

En conséquence, de nombreux TPM doivent se fier uniquement à leur intuition lorsqu'ils prennent des décisions liées à la qualité.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation est d'assurer la qualité :

1. Axé sur les données
Toutes les données historiques relatives à la qualité sont stockées de manière fiable et structurée. Le fait de stocker toutes les données relatives à la qualité en un seul endroit permet à d'autres chefs de projet de les réutiliser. De même, en tant que TPM, vous pouvez réutiliser les données communiquées par d'autres TPM.

2. Proactive
La plateforme suggère automatiquement des traducteurs en fonction de leur expérience et de leur expertise dans le domaine concerné. Comme déjà mentionné à l'étape 3, l'attribution du traducteur le mieux adapté à une tâche donnée se traduit à la fois par une productivité accrue et une meilleure qualité.

3. Collaboration
Les éditeurs peuvent réviser le travail des traducteurs non pas après, mais pendant le processus. Si le TPM peut assigner un éditeur lorsque la traduction n'est terminée qu'à 10 %, celui-ci peut rapidement identifier tout problème majeur lié au style, à la terminologie ou au manque de compétences du traducteur et le corriger avant qu'il ne devienne trop coûteux à réparer.

En conséquence, l'assurance qualité devient omniprésente dans le processus de traduction, influençant chaque étape et chaque résultat.

L'objectif de cette étape est de remettre les documents traduits au client.

Les sous-étapes typiques sont les suivantes :

• Préparer les fichiers complétés

• Livrer le résultat

Sans automatisation, cela peut impliquer beaucoup de travail manuel :

• « Coller » ensemble les parties traduites par différents traducteurs,

• S'assurer que la mise en forme ne soit pas altérée,

• Pour les fichiers volumineux, les télécharger sur des réseaux de partage de fichiers.

Cela prend trop de temps pour une étape qui ne comporte que des tâches techniques.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation est de supprimer presque toute intervention manuelle à cette étape :

1. Pas de « collage » ni de mise en forme manuels
Ces opérations s'effectuent automatiquement, chaque élément de texte étant remplacé par la traduction appropriée. La machine effectuant la majeure partie du travail, le TPM n'a plus qu'à effectuer une vérification rapide après le téléchargement du fichier pour s'assurer que tout est en place.

2. Expérience utilisateur unique
Tous les fichiers restent au même endroit et peuvent être téléchargés par le TPM ou, dans le cas d'une solution de portail, par le client. Cela permet de gagner du temps sur l'envoi d'e-mails ou la notification du client une fois la tâche terminée, et réduit les erreurs humaines telles que l'envoi de fichiers erronés, etc.

3. Intégration externe
Les fichiers sont également importés automatiquement dans le CMS ou le référentiel du client, ce qui rend toute action manuelle inutile. Cela complète le processus de localisation et évite au TPM d'avoir à utiliser des systèmes tiers qu'il ne maîtrise pas.

En conséquence, le TPM ne passe pratiquement aucun temps à fournir la traduction.

Les sous-étapes sont les suivantes :

• Calculer les paiements en fonction du volume

• Facultatif : calculer les paiements horaires

• Se faire payer par le client

• Payer les freelances

Sans automatisation, cela peut rapidement tourner au cauchemar :

• Vous devez connaître le mode de paiement préféré de chaque freelance.

• Vous devez calculer manuellement toutes les sommes à payer, en tenant compte des remises accordées par les mémoires de traduction, etc.

• Vous devez envoyer manuellement chaque paiement à chaque freelance.

• Vous devez remplir des documents administratifs et vous conformer à la législation fiscale de chaque pays dans lequel vous effectuez des paiements.

En conséquence, le TPM passe plus de temps à faire cela qu'à son travail proprement dit, sans parler des coûts indirects que cela implique.

Ainsi, l'objectif de l'automatisation est de garantir :

1. Calcul automatique des paiements
Tous les paiements sont calculés automatiquement en fonction du travail effectué, des tarifs, des correspondances dans la mémoire de traduction, etc. Grâce à l'intégration entre le travail et les paiements, il n'est plus nécessaire d'effectuer des calculs externes : toutes les données sont disponibles pour que le système effectue les calculs.

2. Pas de paiements individuels
Le paiement est effectué en une seule fois et en bloc, tous les montants supplémentaires étant automatiquement répartis entre les freelances. Cela représente un gain de temps considérable, car le TPM n'a plus besoin de traiter individuellement chaque paiement entre l'entreprise et les freelances, ce qui permet d'économiser plusieurs heures de travail chaque semaine.

3. Conformité fiscale et juridique
Toutes les questions fiscales et administratives sont gérées par la plateforme fournissant la technologie de paiement, et non par le TPM. Gérer les subtilités des paiements dans chaque zone géographique est une tâche fastidieuse. Le fait de confier cette tâche à un tiers vous évite non seulement du stress, mais aussi des amendes potentielles.

En conséquence, le TPM se débarrasse d'une des tâches les plus fastidieuses de son travail, tandis que les freelancers sont payés dans leur devise et selon leurs méthodes préférées.

De nombreux chefs de projet en traduction et prestataires de services linguistiques craignent que l'automatisation ne remplace leur travail : pourquoi une entreprise aurait-elle besoin d'une agence de traduction si elle peut gérer elle-même l'ensemble du processus en quelques clics ?

Dans les deux cas, ce n'est pas quelque chose qui va changer du jour au lendemain, ni même en quelques années. Ce que nous pouvons affirmer avec certitude, c'est que les prestataires de services linguistiques qui ne se tournent pas vers l'automatisation seront laissés pour compte, coincés avec des solutions qui ne fonctionnent plus.

De quel côté serez-vous ?