Étude de cas : Logrus IT. 400 000 mots pendant le week-end

Début novembre, Logrus IT, une agence de traduction dont le siège social est situé à Philadelphie, aux États-Unis, et qui possède des bureaux en Chine, en Corée du Sud, en Russie, en Ukraine et au Kazakhstan, s'est lancée dans un projet visant à traduire 400 000 mots de sous-titres pour des émissions de télévision en deux jours. Les émissions comprenaient des concours, des présentations de développeurs et d'autres événements, tous organisés simultanément dans plusieurs lieux. Ce week-end s'est avéré riche en événements.

Plus de 130 personnes ont été invitées à participer au projet :

• 2 chefs de projet seniors à temps plein,

• 20 chefs de projet internes,

• 30 traducteurs, éditeurs et relecteurs internes,

• 30 traducteurs indépendants réguliers,

• plus de 50 traducteurs indépendants recrutés spécialement pour le projet,

• et 3 ingénieurs.

Les participants ont été répartis en 9 équipes, chacune composée d'un ou deux chefs de projet, de 10 à 12 traducteurs, d'un ou deux éditeurs et d'un correcteur. Il y avait trois équipes de travail : deux nuits et un jour entre elles.

Afin de garantir davantage la fiabilité et la sécurité du travail de traduction, il a été décidé d'utiliser deux outils de TAO en parallèle : SDL Trados Studio (en mode hors ligne) et Smartcat.

Selon Andrey Kirpikov, directeur technique de Logrus IT, la possibilité offerte par Smartcat d'éviter l'achat de licences par utilisateur a joué un rôle crucial dans la décision de le choisir comme alternative.

Les traducteurs internes et les traducteurs indépendants réguliers se sont vu attribuer des contenus plus spécialisés, tandis que les nouveaux venus ont reçu des thèmes plus généraux. Les premiers devaient travailler dans Trados et les seconds dans Smartcat. Cependant, les nouveaux venus ont d'abord dû se familiariser avec le nouvel outil. Avant de commencer le projet, ils ont regardé une vidéo de formation et réalisé un petit projet test dans l'éditeur Smartcat. En quelques heures, tous les traducteurs ont appris à utiliser Smartcat, y compris ceux qui avaient peu d'expérience avec les éditeurs CAT et même ceux qui n'étaient pas du tout familiarisés avec la notion de traduction assistée par ordinateur.

Avant d'être chargés dans Trados, les fichiers ont été divisés en petits morceaux, puis fusionnés et testés à l'aide de deux logiciels distincts spécialement conçus pour le projet. Dans Smartcat, les fichiers ont été chargés dans leur intégralité, sans être divisés, et le mécanisme de contrôle des balises intégré permettait de s'assurer que les traducteurs ne « cassaient » rien dans le texte. Comme les équipes Smartcat n'avaient pas à passer du temps à manipuler les fichiers, les traducteurs avaient plus de temps pour traduire : trois heures au lieu de deux, comme dans les équipes Trados. Les traducteurs, éditeurs et relecteurs des équipes Trados ne pouvaient commencer à travailler sur les fichiers qu'une fois ceux-ci prêts et ne voyaient que la traduction de leur propre partie du document. Les éditeurs et relecteurs devaient passer d'un fichier à l'autre pour comprendre le contexte. La difficulté de la tâche était aggravée par des omissions dans les textes et la qualité généralement médiocre des sous-titres originaux.

Les utilisateurs de Smartcat, en revanche, ont travaillé sur les documents de manière très collaborative. Les traducteurs voyaient les traductions des autres et les modifications apportées par les éditeurs, tandis que les éditeurs et les relecteurs avaient automatiquement accès aux segments traduits sans délai.

De plus, la possibilité d'ajouter facilement de nouveaux segments aux membres du projet, de « déplacer » un traducteur d'un document à un autre et même de modifier le rôle des participants a permis de sauver la situation à plusieurs reprises au cours du projet, en particulier le matin après une nuit blanche. La possibilité d'échanger des ressources à la volée a permis de gagner encore plus de temps et d'efforts. Dans Trados, le statut d'un projet ne peut être suivi qu'au niveau des fichiers et peut prendre jusqu'à trente minutes pour être mis à jour. Dans Smartcat, les statuts au niveau des segments sont mis à jour en temps réel, ce qui permet au responsable de bénéficier d'un suivi beaucoup plus transparent. C'est pourquoi les équipes Smartcat n'avaient qu'un seul chef de projet au lieu de deux, comme dans les équipes Trados. Ceux qui travaillaient dans Trados communiquaient entre eux via Skype et Telegram. Dans Smartcat, les questions relatives aux traductions étaient traitées dans la section des commentaires directement dans l'éditeur CAT et dans le chat intégré, et seules les questions d'ordre général étaient discutées à l'aide de messageries instantanées.

Une fois le projet terminé, les chefs de projet ont décidé de tirer un bilan en comparant les performances des deux outils utilisés.

• Une interface familière.

• Indépendant d'une connexion Internet.

• Un travail régulier.

• Ne nécessite aucune installation puisqu'il s'agit d'un outil basé sur un navigateur.

• Interface intuitive : les débutants s'y sont familiarisés en moins d'une heure.

• Il n'est pas nécessaire d'acheter des licences par utilisateur et l'outil est gratuit pour les traducteurs.

• L'éditeur CAT dispose d'un panneau de synchronisation spécial pour travailler avec les sous-titres.

• Plusieurs sous-titres peuvent être fusionnés en un seul segment de phrase complète.

• Fonctionnalités intégrées pour la traduction collaborative et la communication.

• Aucun délai entre les étapes du processus de traduction.

• Les segments traduits sont stockés en toute sécurité dans le cloud.

• Possibilité de réaffecter les membres rapidement, de manière flexible et dynamique, et d'utiliser des ressources partagées.

• Statistiques précises et instantanées pour l'ensemble du projet et chaque participant.

• Possibilité de suivre visuellement la progression globale de chaque étape.

• Il n'était pas possible d'utiliser des mémoires de traduction partagées ni d'effectuer des recherches dans tous les documents.

• Les segments sont stockés dans la mémoire de traduction sur la base de sous-titres plutôt que de phrases complètes, ce qui rend cette fonctionnalité pratiquement inutile.

• Il fallait diviser chaque document en plusieurs fichiers, puis les réassembler.

En raison du nombre trop important de critères de validation par défaut et de termes dans le glossaire, le contrôleur d'assurance qualité et la recherche de concordance fonctionnaient plus lentement que prévu.

• Il n'était pas possible de voir la progression de chaque membre de l'équipe interne. Actuellement, la progression ne peut être suivie que dans les projets auxquels participent des freelances recrutés sur la Marketplace. Dans les prochaines versions, cette fonctionnalité sera également prise en charge pour les projets avec des traducteurs « internes ».

• Il n'y avait pas de chat au niveau du projet, seulement au niveau du document. La fonction de chat est actuellement en cours de développement et les utilisateurs pourront bientôt communiquer entre eux au niveau du projet également.

• Aucune notification n'est envoyée au créateur du projet lorsque de nouveaux termes sont ajoutés au glossaire. Cette fonctionnalité sera bientôt ajoutée.

À la fin du projet, les équipes Smartcat ont répondu à quelques questions et évalué leur expérience. Les résultats ont été les suivants :

• Facilité d'apprentissage : 4,94 sur 5

• Facilité d'utilisation : 4,61 sur 5

• Vitesse opérationnelle : 4,17 sur 5

Les traducteurs ont apprécié l'interface conviviale de Smartcat, accessible depuis un navigateur, la possibilité de collaborer avec d'autres participants directement dans l'éditeur CAT, l'aide apportée par le glossaire et la multitude de fonctionnalités intégrées pour améliorer la productivité. Cependant, certains ont remarqué qu'un nombre trop important de participants travaillant dans l'éditeur pouvait ralentir les performances.

En deux équipes de 12 heures avec une pause de 12 heures, neuf équipes ont traduit 400 000 mots, soit un total de 2 000 heures de travail. Le projet a été achevé dans les délais impartis et les deux outils ont fonctionné sans problème majeur.

Tous les chefs de projet qui ont mené les projets dans Smartcat ont convenu que cette plateforme offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer de manière flexible les équipes et les ressources et résoudre rapidement les situations imprévues.

« Dans le secteur de la traduction, Smartcat s'est imposé en seulement quelques années, résolvant bon nombre des problèmes caractéristiques des solutions traditionnelles et offrant une nouvelle vision du flux de travail de traduction. À en juger par l'évolution rapide de Smartcat, l'élimination des erreurs mineures n'est qu'une question de temps. Plus important encore, Smartcat introduit régulièrement de nouvelles fonctionnalités et des améliorations indispensables, qui permettent de réduire les pertes de temps et d'augmenter la productivité. De plus, l'absence de coûts supplémentaires et le stockage centralisé des ressources permettent de faire évoluer les projets sans restriction. En outre, ces projets peuvent impliquer autant de participants que nécessaire et les parties terminées peuvent être réutilisées pour un processus de traduction plus efficace. Ce projet difficile a mis Smartcat à l'épreuve, et il a réussi. Il y a donc de nombreux défis à relever qui nous aideront à le résoudre. »

Fyodor Bezrukov, directeur du bureau de Logrus IT à Kiev