Comment localiser Google Sheets et rationaliser les traductions

Lorsque vous envisagez la localisation de Google Sheets, votre entreprise peut être confrontée à deux scénarios possibles. Peut-être utilisez-vous les feuilles de calcul Google dans votre entreprise et avez-vous simplement besoin de traduire leur contenu. Ou peut-être utilisez-vous Google Sheets pour gérer les traductions. C'est une pratique courante. Cela semble si naturel au premier abord : vous définissez une colonne en « anglais » et la suivante en « espagnol », et avant même de vous en rendre compte, vous disposez d'un document de référence complet que vos traducteurs, chefs de projet et ingénieurs peuvent utiliser.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les gens choisissent d'utiliser des tableurs : ils sont faciles à créer, peuvent être formatés de multiples façons et disposent de formules pratiques. Mais à mesure que vos efforts de traduction s'intensifient, vous vous rendrez vite compte que l'utilisation de tableurs comme principal outil de localisation présente des inconvénients.

Dans cet article, nous allons examiner certains des problèmes liés à l'utilisation de tableurs pour gérer les traductions et voir comment Smartcat Google Sheets translator peut vous aider à les surmonter.

Avant de commencer, voici une brève définition du TMS :

💡 Les systèmes de gestion de traduction (TMS) sont conçus pour prendre en charge et gérer des tâches de traduction et de localisation à grande échelle. Ils offrent une vue d'ensemble claire du travail de traduction à effectuer et vous permettent d'attribuer des tâches à des linguistes, qu'il s'agisse de traduction, de révision, de relecture ou d'un autre service connexe. Vous pouvez intégrer un TMS à vos outils logiciels existants, ce qui vous permet de lui envoyer facilement du contenu et de recevoir les traductions dans votre outil sans avoir à le faire manuellement, par exemple en copiant-collant. Les TMS offrent également de nombreuses fonctionnalités utiles telles que la traduction automatique, les glossaires et les mémoires de traduction. Découvrez ensuite comment obtenir des traductions directement dans vos feuilles Google Sheets.

En savoir plus sur les systèmes de gestion de traduction (TMS).

Les tableurs sont parfaits pour les petits projets impliquant un nombre limité de parties prenantes, mais ils deviennent rapidement difficiles à gérer à mesure que les projets gagnent en ampleur et en complexité. Voici cinq erreurs courantes que vous pourriez commettre.

1. Les erreurs sont faciles à commettre (et difficiles à repérer)

De par leur conception même, les tableurs sont destinés à traiter des données numériques. Cela peut les rendre peu pratiques lorsque vous travaillez avec du texte. Les cellules et les polices peuvent être trop petites, il est facile de supprimer ou d'insérer accidentellement des caractères, et il n'y a pas de correcteur orthographique visuel pour vous aider à repérer les erreurs.

2. Vous perdrez beaucoup de temps à effectuer des tâches répétitives

Imaginez que vous deviez traduire une douzaine de phrases qui ne diffèrent que par un ou deux mots. Dans un tableur, vous devez mettre à jour chaque phrase manuellement. Non seulement cela prend du temps et est source d'erreurs, mais cela rend également facile de négliger de petits changements qui entraînent des incohérences dans vos traductions. Et avec chaque langue que vous ajoutez à Google Sheets, le problème se multiplie.

3. Il est difficile d'avoir une vue d'ensemble claire

Lorsque vous travaillez avec beaucoup de texte, les feuilles de calcul peuvent rapidement devenir difficiles à gérer. Combien de phrases restent à traduire ? Combien de mots ? Combien de temps faudra-t-il pour terminer le projet ? Il peut être difficile d'avoir une vue d'ensemble claire lorsque vous regardez une longue liste de chaînes dans une feuille de calcul.

4. La mise à jour d'une feuille par plusieurs personnes peut être risquée

Il n'est pas rare que plusieurs personnes travaillent simultanément sur la même feuille de calcul. Cependant, cela peut entraîner toutes sortes de problèmes, allant de l'écrasement mutuel des travaux à la perte de trace de qui a fait quoi et quand. Pire encore, toute personne disposant de droits d'édition peut accidentellement supprimer ou modifier des données critiques.

5. Les erreurs d'importation/exportation sont monnaie courante

Les feuilles de calcul ne sont pas toujours faciles à importer et à exporter depuis votre référentiel, ou tout autre outil que vous utilisez pour stocker et afficher vos chaînes. Cela peut entraîner des erreurs, telles que la perte de données ou un formatage incorrect.

• Le fait que plusieurs personnes travaillent sur les tableaux peut entraîner des incohérences. Si vous travaillez avec plusieurs personnes sur le même projet, vous risquez de rencontrer diverses complications, allant de problèmes de formatage des cellules à des structures de tableaux incohérentes.

• Vous ne pouvez pas mettre à jour les chaînes à la volée. Avec Excel, vous envoyez vos chaînes pour traduction une seule fois. Cela signifie que si vous devez apporter des modifications après coup, vous devrez recommencer tout le processus.

• Il est encore plus difficile de suivre l'avancement du projet. Comme tout se passe hors du cloud, la seule façon de savoir où en est le projet est de vérifier constamment auprès de toutes les personnes qui y travaillent. Cela peut rapidement devenir fastidieux et prendre beaucoup de temps.

Les feuilles de calcul posant tant de problèmes, pourquoi ne pas tout simplement les abandonner ? Après tout, il existe des outils spécialisés, tels que les plateformes de traduction ou les systèmes de gestion de traduction (TMS) spécialement conçus pour les projets de localisation de toutes formes et de toutes tailles.

Cela peut être la solution idéale pour de nombreuses entreprises et particuliers. Cependant, la réalité est que si vos projets de localisation impliquent de nombreux intervenants, des ingénieurs et chefs de produit aux traducteurs et fournisseurs, le seul système que tout le monde connaît plus ou moins bien est celui des tableurs.

Heureusement, il existe une solution qui vous permet de profiter du meilleur des deux mondes : le plugin de traduction Google Sheets de Smartcat, une intégration qui relie votre TMS à Google Sheets. Ainsi, chacun peut continuer à travailler avec les outils qu'il maîtrise le mieux, tout en profitant de tous les avantages d'un TMS centralisé et basé sur le cloud.

En quoi l'intégration de Google Sheets peut-elle vous aider ?

L'intégration de Google Sheets à une plateforme de gestion des traductions peut vous aider à résoudre bon nombre des problèmes évoqués ci-dessus. Voici ce que vous y gagnez :

• Les traducteurs peuvent travailler dans un éditeur spécialement conçu pour la traduction. Cela signifie qu'ils peuvent profiter de fonctionnalités telles que des dictionnaires, des glossaires et contrôles d'assurance qualité, tous conçus pour les aider à travailler plus rapidement et à produire de meilleurs résultats.

• Les chaînes répétées sont mises à jour automatiquement. Avec un TMS, vous pouvez configurer des mémoires de traduction qui inséreront automatiquement les traductions des chaînes déjà traduites, vous permettant ainsi d'économiser du temps, des efforts et de l'argent.

• Vous pouvez suivre la progression en temps réel. Grâce à une plateforme de gestion de traduction, vous pouvez voir combien de phrases, c'est-à-dire de chaînes, ont été traduites, combien sont encore en attente et combien le projet va coûter.

• Les droits d'accès de chacun sont clairement définis. Dans un TMS, vous pouvez contrôler qui a accès à quelles parties du projet, ce qu'ils sont autorisés à faire et quand ils sont autorisés à le faire. Par exemple, un éditeur ne pourra réviser et approuver les traductions qu'après leur achèvement par un traducteur, et un traducteur ne pourra pas interférer avec le travail d'un autre traducteur.

• Les modifications sont mises à jour en temps réel. À condition que vous configuriez une intégration, toutes les traductions seront automatiquement transférées vers votre système de gestion de contenu (CMS) ou votre référentiel, éliminant ainsi les opérations d'importation/exportation qui prennent du temps et peuvent entraîner des erreurs.

L'intégration de Smartcat à Google Sheet est conçue pour vous aider à rationaliser votre flux de travail de localisation et à gagner du temps et de l'argent sur vos projets de localisation.

La procédure de configuration est simple :

1. Installez l'extension Smartcat pour Google Sheets.

2. Ouvrez une feuille de calcul contenant le texte original ou une feuille vierge avec les en-têtes de colonnes comme indiqué ci-dessous :

1. Cliquez sur le bouton du module complémentaire Smartcat, connectez-vous à votre compte Smartcat et indiquez au module complémentaire quelle colonne contient votre texte source et quelle colonne utiliser pour les traductions :

1. Une option consiste à traduire automatiquement votre texte à l'aide de la traduction automatique basée sur l'IA de Smartcat :

1. Envoyez les textes à Smartcat pour que des éditeurs humains effectuent la traduction :

Et voilà, vous pouvez désormais profiter de toutes les fonctionnalités et avantages de Smartcat, tout en continuant à travailler dans l'interface familière de Google Sheet si l'un de vos collaborateurs préfère le tableur traditionnel.

Les tableurs ont leur utilité, mais ils deviennent rapidement un handicap lorsque vous traitez des projets de traduction ou de localisation d'une taille et d'une complexité importantes. Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider à pallier leurs lacunes et à tirer le meilleur parti des deux mondes : la flexibilité d'un tableur et la puissance d'un système de gestion de traduction.

Si vous recherchez une intégration Google Sheets qui vous aide à rationaliser votre flux de travail de localisation, nous vous invitons à essayer l'add-on Google Sheets de Smartcat. Il est gratuit et vous pouvez commencer à l'utiliser en quelques clics seulement.