Outils de gestion de projet LSP pour réduire vos coûts et augmenter votre valeur ajoutée

La concurrence sur le marché des prestataires de services linguistiques (LSP) est féroce. Il existe des milliers de prestataires de services linguistiques établis dans le monde, sans compter les freelances. Non seulement chaque LSP est confronté à plusieurs concurrents, mais le rythme de travail s'est également accéléré. La localisation continue devient la norme, ce qui signifie que les prestataires de services linguistiques sont soumis à une pression intense pour suivre le flux constant de contenu, mais aussi pour se différencier tout en gardant un œil attentif sur leurs revenus. Certains se positionnent comme des consultants en marketing international, promettant une localisation qui reflète des connaissances locales spécialisées, en particulier dans les domaines où le commerce électronique transfrontalier est en plein essor.

Mais un prestataire de services linguistiques peut également faire beaucoup en arrière-plan pour différencier ses services et son équipe.

Une simple automatisation des flux de travail peut réduire considérablement le gaspillage et les délais de livraison, ce qui est une considération essentielle pour de nombreux clients. Cela ne signifie pas pour autant une expérience anonyme gérée par des robots, mais simplement que la touche humaine n'est utilisée que là où elle apporte une valeur ajoutée. Chez Smartcat, nous appelons cela la « gestion de projet en pilote automatique ».

Une technologie de traduction pour les prestataires de services linguistiques peut les aider à fournir un service client cohérent, rapide, mondial et disponible 24 heures sur 24. Nous allons ici aborder cinq domaines dans lesquels il est possible de réduire les coûts tout en augmentant la valeur pour le client.

Supposons que votre objectif en tant que prestataire de services linguistiques soit de réduire le délai entre le moment où un client a besoin d'une traduction et celui où vous lui fournissez un devis concret et un calendrier. Certains obstacles peuvent se dresser sur votre chemin : une communication dispersée sur plusieurs canaux ou une situation dans laquelle vous et votre client ne disposez d'aucune méthode standard pour passer et accepter des commandes. Les messages manqués peuvent être source de frustration, voire pire. À l'ère de la localisation continue, vous ne voulez pas perdre de temps à gérer les déceptions causées par des malentendus.

Un portail en libre-service que les clients peuvent utiliser pour créer de nouvelles demandes de projets, recevoir et accepter des devis peut être utile. Les clients et les prestataires de services linguistiques peuvent travailler sur des projets sur le portail, ce qui réduit le temps passé entre les différents canaux de communication. Un portail en libre-service permet également aux clients de télécharger des fichiers et de visualiser l'avancement des projets. Plus besoin de perdre du temps à envoyer des e-mails ou des messages Slack pour demander des mises à jour.

De nos jours, de plus en plus de clients ne souhaitent plus envoyer leurs fichiers à traduire manuellement. Ils disposent de leurs propres systèmes de gestion de contenu, qui sont parfois les mêmes que ceux qu'ils utilisent pour le code, ce qui est particulièrement fréquent chez les éditeurs de logiciels. La possibilité d'extraire ce contenu via des API et de le renvoyer une fois qu'il est prêt permet de gagner beaucoup de temps et constitue un argument de vente convaincant pour les prestataires de services linguistiques.

Avec le temps, nous prévoyons que l'ancien flux de contenu basé sur des fichiers va s'épuiser, tout simplement parce que les entreprises doivent réduire leurs délais de mise sur le marché pour rester compétitives. Parallèlement, le trafic lié au contenu d'intégration automatisé devrait augmenter d'année en année.

Le chef de projet d'un prestataire de services linguistiques est chargé de sélectionner des linguistes qui possèdent l'expertise requise, ont reçu des commentaires positifs de la part de clients précédents, proposent des tarifs adaptés au budget du projet et, enfin et surtout, sont disponibles au moment opportun. D'après nos recherches internes, il s'agit de la partie la plus stressante du travail d'un chef de projet. C'est également celle qui leur prend le plus de temps.

Le moyen le plus courant pour contacter plusieurs linguistes afin de savoir qui est disponible reste l'e-mail, et obtenir une réponse peut prendre plusieurs heures. Les services de messagerie instantanée n'apportent pas nécessairement d'amélioration à cet égard. Si une personne n'est pas disponible ou si un prestataire ne répond pas, le chef de projet doit répéter sans cesse la même séquence d'envoi et d'attente. Ensuite, l'intégration d'un nouveau linguiste peut créer un stress logistique supplémentaire pendant qu'il se familiarise avec les méthodes de travail spécifiques du prestataire de services linguistiques.

Pour réduire considérablement le temps et l'énergie consacrés par un chef de projet à cette étape, la solution idéale consiste à automatiser la sélection des prestataires à l'aide d'un processus basé sur les données. Un système de gestion des prestataires peut fournir des informations détaillées et vérifiables sur les compétences, l'expérience et les commentaires historiques des linguistes, mais aussi suggérer et contacter automatiquement des spécialistes en fonction du document source en question.

Le fait de confier tous les calculs liés à la gestion de projet à une machine est d'une grande aide. Il n'y a pas deux traducteurs qui travaillent à la même vitesse, et tous ne vivent pas nécessairement dans le même fuseau horaire, en particulier dans le cadre de projets multilingues. L'utilisation d'une seule expérience utilisateur pour gérer le processus de sourcing des fournisseurs permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer la cohérence et la fiabilité. Quel que soit votre processus préféré (interne ou basé sur des freelances), la séquence d'actions est similaire et familière.

Les facteurs qui stimulent la croissance d'un prestataire de services linguistiques sont ses ventes et son marketing, ainsi que l'évolutivité de sa production, dans laquelle l'automatisation des paiements joue un rôle clé. Vous pouvez bien sûr démarrer votre activité de prestataire de services linguistiques avec seulement quelques fournisseurs, mais à mesure que vous vous développez, vous commencez à travailler avec des dizaines, puis des centaines de freelances. Vous devrez calculer les charges à payer pour plusieurs centaines de missions chaque mois et effectuer les paiements selon la méthode préférée de chaque fournisseur. À ce stade, vous devrez probablement embaucher plusieurs personnes pour gérer l'ensemble du processus de facturation et de paiement.

Mais il est désormais possible de gérer facilement des centaines, voire des milliers de fournisseurs et de clients à travers le monde, même lorsque vous travaillez avec des traducteurs résidant dans des pays où les marchés financiers sont moins développés. Imaginez que vous signiez un seul contrat de services de traduction et que vous payiez une seule facture incluant les paiements à tous les fournisseurs que vous avez engagés pendant cette période.

Smartcat, par exemple, dispose de comptes bancaires multidevises et d'entités juridiques locales dans le monde entier, ce qui lui permet d'offrir des tarifs plus avantageux que ceux pratiqués habituellement pour les virements bancaires standard, avec des taux transfrontaliers aussi bas que 1 $, voire moins pour les paiements nationaux. Le fait de maintenir un seul accord peut également vous aider à vous assurer que vous êtes en totale conformité avec les changements incessants des législations fiscales dans différents pays.

Enfin, n'oublions pas les systèmes de traduction assistée par ordinateur (TAO). La plupart des prestataires de services linguistiques utilisent déjà ce type de technologie, mais certains ne le font pas encore. Cette section leur est destinée.

Pourquoi est-il important d'utiliser un outil de TAO ? Les contenus répétitifs peuvent vraiment nuire aux résultats financiers d'un prestataire de services linguistiques. Rechercher manuellement des morceaux de texte qui ont déjà été traduits dans le cadre de projets antérieurs ou qui utilisent la même terminologie n'est peut-être pas une tâche que les prestataires de services linguistiques d'aujourd'hui peuvent se permettre. À l'ère de la localisation continue, les choses et les projets évoluent trop rapidement.

Un bon outil de TAO spécifique au client permet de gagner du temps et de l'argent chaque fois que du contenu répétitif est traduit. Que le prestataire de services linguistiques réinvestisse ces économies dans d'autres aspects de son activité principale ou qu'il répercute la réduction sur ses clients, c'est bien sûr à lui d'en décider.

Les mémoires de traduction permettent également de garantir la cohérence du ton utilisé tout au long des projets. Pour les clients qui accordent autant d'importance à l'image de marque et au style qu'aux coûts, cet aspect est essentiel.

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Dans un monde où le contenu devient le moteur de toutes les entreprises, automatiser autant de tâches que possible n'est plus une option, mais une nécessité. Le cadre de traduction connecté de Smartcat est l'un des moyens d'y parvenir. Quelle que soit la solution que vous choisirez finalement, les prestataires de services linguistiques doivent s'adapter rapidement pour travailler plus vite que jamais, sous peine de perdre du terrain face à des concurrents plus agiles.