Comment TopCon a fait évoluer en toute confiance son processus de localisation de contenu : étude de cas

Lorsque Topcon a commencé à constater une croissance exponentielle de sa gamme de produits, ils ont vite constaté que leur configuration de localisation ne pouvait pas gérer le volume croissant de supports de formation localisés et de cours eLearning requis pour soutenir à la fois les clients et le personnel du monde entier.

Pour remédier à ce problème, Michelle Quirke, responsable de l'engagement des programmes basée en Australie chez Topcon, a choisi de travailler avec Smartcat en tant que partenaire stratégique pour faire évoluer le contenu multilingue, améliorer la productivité et accélérer la mise sur le marché.

Fondée en 1932, Topcon Corporation est un fabricant mondial dans les secteurs du positionnement (levés et GPS), de la construction et de l'agriculture. Avec 5 000 employés, Topcon possède 65 bureaux dans 29 pays à travers le monde et livre des produits dans 198 pays et régions. En 2021, Topcon a réalisé un chiffre d'affaires net de 137,2 milliards de yens (environ 1 milliard de dollars américains).

Chaque fois que l'entreprise lance un nouveau produit, Michelle et son équipe doivent fournir du matériel d'apprentissage en ligne et de formation aux clients et au personnel du monde entier afin de garantir que chacun soit au courant et pleinement formé.

Ils doivent régulièrement traduire du contenu pédagogique en 10 langues : allemand, français, italien, japonais, néerlandais, espagnol, russe, turc, chinois simplifié et portugais brésilien.

Avant de travailler avec Smartcat, Topcon avait mis en place des processus de traduction de base qui ont fonctionné pendant un certain temps, mais lorsque l'entreprise a commencé à croître de manière exponentielle il y a quelques années, elle avait besoin d'un moyen de faire évoluer et d'accélérer le processus de localisation. Michelle et son équipe avaient spécifiquement besoin d'un moyen de faire évoluer le contenu multilingue dans leurs bureaux régionaux et pour leurs clients internationaux.

De plus, l’équipe de Michelle avait demandé à des employés de base sans expérience en localisation de traduire le contenu. Même s’ils étaient des locuteurs natifs, ils n’avaient aucune expertise et, en fin de compte, une bande passante limitée pour les aider à faire face à la charge de travail.

Les flux de travail humains-IA conviviaux et intuitifs de Smartcat ont permis à Topcon, et à l'équipe de Michelle en particulier, de mettre en place un processus de localisation durable et productif, qui nécessitait une intégration minimale et offrait une transparence sur toutes les fonctions.

L'équipe de Michelle a ensuite intensifié son jeu de localisation et créé des guides de style et des voix personnalisées pour les personnalités de ses clients, qu'elle a pu ajouter en plus des glossaires en tant que ressources à Smartcat.

« La facilité d'utilisation de la plateforme intuitive de Smartcat, le support fourni par Smartcat et la possibilité de trouver des réviseurs ou des fournisseurs indépendants à partir de la même plateforme. « Tout ce dont j'ai besoin est ici, dans une seule solution d'IA en langage d'entreprise. »

L'équipe de Michelle a pu utiliser le sourcing de réviseurs par IA de Smartcat, une première dans le secteur, pour trouver, intégrer et lancer rapidement des projets avec des traducteurs et des relecteurs à partir de la place de marché Smartcat, qui est intégrée à ses flux de travail IA-humain. La place de marché de Smartcat est la plus grande du secteur, avec plus de 500 000 évaluateurs et agences approuvés. En fait, Smartcat se démarque dans le secteur de la localisation avec plus de 50 % du marché des traducteurs sur sa plateforme.

Michelle a également déclaré qu'elle avait pu entretenir une relation directe et continue avec les traducteurs provenant de la place de marché de Smartcat, qui ont appris à connaître les produits et la voix de la marque Topcon.

« Nous pouvons désormais créer facilement des variantes d'un flux de travail IA-humain de base pour mieux gérer le processus et éliminer les tâches manuelles ad hoc. Nous avions besoin de plus de collaboration lors de la phase de création de contenu pour garantir que toutes les informations de notre flux de travail répondent à nos exigences de traduction.

Les flux de travail de localisation automatisés suppriment les aspects de répétition manuelle en réduisant le temps d'exécution d'une tâche, le risque d'erreur et la vérification continue des tâches qui auraient pu être manquées. Auparavant, les processus étaient cloisonnés : ils envoyaient et recevaient des traductions par e-mail, importaient et exportaient manuellement des fichiers et communiquaient avec les traducteurs et le personnel interne de manière décentralisée.

« Les flux de travail automatisés IA-humain de Smartcat nous permettent de « configurer et d'oublier » et nous donnent l'assurance que le travail est effectué. »

L'équipe de Michelle a également commencé à utiliser la solution de gestion de projet automatisée AI Translation de Smartcat avec « Lights Out ». Il utilise la traduction automatique et les mémoires de traduction de Smartcat, prend en charge les opérations de routine telles que l'attribution et la répartition de la charge de travail entre les fournisseurs et offre une transparence totale. Elle s'occupe également de la facturation et du paiement des réviseurs grâce à sa plateforme d'approvisionnement conforme aux normes de l'entreprise.

« La solution de traduction IA et de gestion de projet automatisée de Smartcat me fait gagner un temps et un travail considérables. Une fois qu'ils sont installés, je peux les laisser faire leur travail. Toutes ces fonctionnalités fonctionnent très bien ensemble.

Michelle a également connecté Smartcat à l'intégration Jira de TopCon pour envoyer et recevoir automatiquement et en continu des traductions.

« Une fois qu'une demande de traduction Jira a été approuvée, je suis informé du nouveau projet dans Smartcat. Je vérifie la configuration du projet, puis je l'attribue au sourcing des réviseurs IA et à la gestion automatisée des projets de Smartcat. Lorsque le projet est terminé (après la dernière étape de relecture interne), je reçois une notification indiquant que le ticket de traduction Jira a été mis à jour avec les fichiers cibles joints et que le projet Smartcat est terminé.

La plate-forme d'IA simple à utiliser de Smartcat offre également aux développeurs la flexibilité de personnaliser les flux de travail et les intégrations, ce qui est un point qui, selon Michelle, a aidé dans leurs flux de travail.

« Nous avons réalisé 298 projets ; parmi eux, plus de 80 % concernaient des cours eLearning. Smartcat nous a permis d'augmenter facilement et rapidement nos deux langues cibles initiales à dix.

Ce qui prenait auparavant 13 heures au département pour produire un cours eLearning en 10 langues a été réduit à 11 heures par cours grâce à la nouvelle intégration Jira. La traduction IA et la gestion de projet automatisée de Smartcats, qui gère le projet depuis l'attribution des tâches jusqu'à leur achèvement, permettent à TopCon d'économiser environ deux heures supplémentaires par cours.

« Le résultat le plus significatif est ma confiance dans notre capacité à augmenter facilement et rapidement la quantité de localisation de contenu que nous pouvons effectuer. Avec notre public cible composé d'employés, de revendeurs, de clients et d'utilisateurs finaux, nous avons le potentiel d'apporter une réelle valeur ajoutée à leur expérience d'apprentissage.