Comment la centralisation des services linguistiques peut contribuer à bâtir des communautés plus inclusives : une étude de cas de la ville de Seattle

Cet article est un résumé d'un étude de cas initialement publié sur le site Web du Migration Policy Institute. L'auteur de l'étude de cas est Peggy Liao , spécialiste du programme d'accès linguistique et des politiques à la ville de Seattle.

Lorsque nous parlons d'accès linguistique, nous pensons souvent à la fourniture de services d'interprétation pour aider les personnes ayant une maîtrise limitée de l'anglais (LEP) à communiquer avec le personnel gouvernemental et à participer à la vie civique. Mais la traduction est tout aussi importante, sinon plus.

La ville de Seattle l’a appris de première main lorsqu’elle a réorganisé son programme d’accès linguistique pendant la pandémie de COVID-19. La Ville s'est longtemps appuyée sur une approche décentralisée en matière de traduction, mais a décidé de la centraliser pour garantir un véritable accès aux résidents immigrants et réfugiés.

Dans cette étude de cas, nous examinerons comment la ville de Seattle a centralisé ses services de traduction, quels avantages elle a constatés jusqu'à présent et quelles mesures d'autres villes peuvent prendre pour améliorer leurs propres programmes d'accès linguistique.

Avant de centraliser ses services de traduction, la ville de Seattle disposait d’un système décentralisé dans lequel chaque département était responsable de la sous-traitance des services linguistiques en fonction des besoins. Cette approche fragmentaire était inefficace et entraînait souvent une duplication des efforts et une qualité inégale.

En raison de l’absence d’une base de données centrale où sont stockées toutes les traductions, différents services pourraient finir par traduire le même document plusieurs fois. Outre l’augmentation des coûts, cela pourrait également signifier que le même terme pourrait être traduit différemment selon les services, ce qui pourrait semer la confusion et la frustration chez les résidents du LEP.

Alors que la Ville faisait face à une demande sans précédent de services de traduction pendant la pandémie, elle a déterminé qu’elle avait besoin d’une approche plus rationalisée et centralisée.

La première chose que la ville de Seattle a fait a été de centraliser la traduction des documents . Pour ce faire, elle a constitué une équipe de plus de 50 professionnels de la communauté locale pour traduire les documents dans les 20 langues les plus parlées à Seattle. L'équipe d'accès linguistique de l'Office of Immigrant and Refugee Affairs (OIRA) est devenue la plaque tournante des services de traduction.

Deuxièmement, la Ville a décidé d’utiliser une plateforme linguistique pour soutenir ses efforts de centralisation. Après avoir examiné plusieurs options, la Ville a choisi Smartcat, une plateforme d’IA linguistique d’entreprise basée sur le cloud. Sa nature en ligne a facilité l'accès au personnel dispersé de la Ville, et ses nombreuses fonctionnalités, telles que la mémoire de traduction, les glossaires et les outils d'assurance qualité, ont contribué à optimiser les flux de travail et à accélérer le processus tout en maintenant la qualité. La plateforme permet également de payer tous les fournisseurs en une seule fois, ce qui rationalise le processus d'approvisionnement.

Si auparavant différents services pouvaient traduire le même document plusieurs fois, il existerait désormais un référentiel central pour toutes les traductions, afin que n'importe quel service puisse y accéder et les réutiliser selon ses besoins.

Avec le nouveau système en place, l'équipe d'accès linguistique peut désormais traiter les demandes de services de traduction beaucoup plus efficacement.

Voici comment cela fonctionne:

1. Tout employé de la Ville peut soumettre un document sur le portail Smartcat. Ils peuvent voir le coût immédiatement et suivre plus tard les progrès.

2. L'équipe Language Access voit le projet apparaître dans son espace de travail Smartcat. Ils peuvent le traduire par l'IA et ensuite attribuer une évaluation à un réviseur de la communauté.

3. Les réviseurs de la communauté se connectent à Smartcat et voient une interface tabulaire où le texte original est divisé en phrases, représentées sous forme de lignes. Ils voient l’original à gauche et la traduction de l’IA à droite.

4. Si plusieurs réviseurs travaillent sur le même document, ils peuvent voir la progression de chacun en temps réel et laisser des commentaires.

5. Au cours de ce processus, les réviseurs ont accès aux mémoires de traduction, c’est-à-dire à la base de données des contenus précédemment traduits. Ils n’ont pas non plus besoin de le rechercher manuellement. Chaque fois que Smartcat « voit » une traduction qu'il a déjà effectuée, elle apparaît sous forme de suggestion.

6. Les réviseurs peuvent également accéder à des glossaires, où ils peuvent rechercher des mots ou des expressions spécifiques dont les traductions ont été approuvées en tant que norme.

7. Une fois la traduction terminée, l’équipe d’accès linguistique peut la voir immédiatement sans avoir besoin de télécharger ou de recevoir des fichiers par e-mail.

8. Deux fois par mois, l'équipe préparera une facture sur la plateforme couvrant toutes les traductions réalisées pour le mois. Une fois la facture payée, Smartcat distribue les fonds aux réviseurs en conséquence.

Jusqu’à présent, la ville de Seattle a constaté un certain nombre d’avantages en centralisant ses services linguistiques de diverses manières.

• Accès équitable . En regroupant tous les services linguistiques en un seul endroit, la Ville a pu offrir un accès équitable aux résidents immigrants et réfugiés . Désormais, la sensibilisation et la communication peuvent être menées de manière plus coordonnée, tous les départements travaillant à partir de la même banque de traductions.

• Communication cohérente . L’utilisation par la Ville de mémoires de traduction et de glossaires a contribué à assurer une communication linguistique cohérente et professionnelle dans tous les services. Les mémoires de traduction et les glossaires permettent de garantir que le même terme est traduit de la même manière à chaque fois, évitant ainsi toute confusion ou frustration pour les résidents LEP .

• Flux de travail d'IA efficaces . L’utilisation de l’IA a permis d’optimiser les flux de travail et d’accélérer le processus de traduction tout en maintenant la qualité. Étant donné que tous les services ont désormais accès au même pool de traductions, il n’est pas nécessaire de dupliquer les efforts ni de s’inquiéter des incohérences .

• Main d'œuvre locale . En s’associant aux évaluateurs communautaires, la Ville a pu soutenir la main-d’œuvre locale. De cette façon, les résidents immigrants et réfugiés ont non seulement un meilleur accès aux services de la Ville, mais aussi la possibilité de travailler pour la Ville et de contribuer à leur communauté .

L'histoire de la ville de Seattle n'est en aucun cas unique. En fait, de nombreuses autres villes et municipalités sont confrontées aux mêmes défis en matière d’accès linguistique. Cela est particulièrement pertinent dans la situation géopolitique actuelle, où des centaines de milliers de réfugiés et d’immigrants migrent vers des villes du monde entier.

L'expérience de la ville de Seattle peut aider d'autres municipalités à améliorer leurs propres programmes d'accès linguistique en suivant ces cinq étapes clés :

1. Point de responsabilité unique . En nommant un employé à temps plein chargé de la politique d'accès linguistique, la Ville peut s'assurer que le programme reçoit l'attention qu'il mérite.

2. Normalisation . En créant des glossaires et en utilisant des mémoires de traduction , la Ville peut garantir que ses traductions sont cohérentes et de haute qualité.

3. Communautés locales . En s’associant à des évaluateurs professionnels locaux, la Ville peut soutenir la main-d’œuvre locale .

4. Technologie . En utilisant judicieusement la technologie, la Ville peut optimiser les flux de travail et accélérer le processus de traduction tout en maintenant la qualité.

Partager les bonnes pratiques . En rejoignant un réseau régional d'accès linguistique , la Ville peut partager ses meilleures pratiques avec d'autres municipalités et apprendre de leurs expériences.

Grâce aux solutions de localisation IA proposées par Smartcat, les villes peuvent adopter une approche plus holistique et coordonnée de l’accès aux langues. En centralisant leurs services linguistiques, ils peuvent garantir un accès équitable à tous les résidents, des flux de travail efficaces et une communication cohérente dans tous les services.