31 heures de travail économisées par mois : la transformation de la traduction de Babbel avec Smartcat

Theresa Hein, responsable de la stratégie de contenu et de la localisation, et Chiara Zannoni, responsable de la localisation de l'équipe marketing, se sont entretenues avec la responsable du contenu de Smartcat, Loie Favre, pour discuter de l'avancement de leurs projets de traduction depuis le début de l'utilisation de Smartcat en octobre 2022.

Les départements marketing et produits étant leurs deux plus gros clients internes, l'équipe de localisation est chargée de localiser une gamme de types de contenu :

• Articles de blog

• Tous les actifs marketing payants et organiques

• CRM (une grande partie de leur contenu)

• Enquêtes pour les équipes d'études de marché et UX

• Interface utilisateur du produit

• Multimédia incluant vidéo, YouTube, sous-titres et scripts

Pour commencer, ils ont discuté de certains des problèmes auxquels ils étaient confrontés avant de commencer avec Smartcat.

Avant de passer à Smartcat, leur processus de traduction était réparti sur plusieurs plateformes et impliquait beaucoup de travail manuel, comme le copier-coller entre les applications. Ils stockaient des articles sous forme de documents Google et devaient télécharger manuellement les textes sources à partir de WordPress, puis les télécharger à nouveau. Pour chaque demande de traduction, ils devaient créer un ticket sur ClickUp (un outil de gestion de projet non fait pour la localisation).

Trouver des fournisseurs compétents pour gérer la gamme croissante de langues traduites requises par Babbel s'est avéré chronophage. 

L'équipe a consacré beaucoup de temps à parcourir diverses plateformes (LinkedIn et réseaux personnels) à la recherche de fournisseurs appropriés, à rassembler les détails pertinents, à engager des négociations pour établir les conditions et les tarifs, à effectuer des tests et à faciliter le processus d'intégration, en s'appuyant principalement sur la communication par courrier électronique. 

En outre, l’équipe a rencontré des difficultés particulières pour trouver des fournisseurs maîtrisant des combinaisons linguistiques rares.

Babbel disposait d’un pool d’environ 50 fournisseurs indépendants. Chaque mois, ils devaient traiter entre 20 et 30 factures, que le service comptabilité payait. Ils ont tout suivi dans des feuilles de calcul, y compris les tâches, le nombre de mots, les types de services et les prix finaux.

Lorsque les linguistes soumettaient des factures, l'équipe de localisation devait les vérifier manuellement par rapport aux feuilles de calcul. Parfois, l'équipe comptable trouvait des erreurs, ce qui obligeait l'équipe de localisation à contacter les linguistes par e-mail pour demander des correctifs.

En plus de l'approvisionnement et du paiement, l'équipe de Theresa et Chiara a réalisé l'intégralité de la gestion du projet de localisation via plusieurs plateformes. L’un d’entre eux était le courrier électronique, où l’on passait beaucoup de temps à discuter de la disponibilité des fournisseurs, à échanger des fichiers et à entendre parler des tâches terminées, sans aucun moyen de voir les progrès réalisés par les fournisseurs externes en temps réel.

L'équipe de localisation de Babbel a décidé qu'elle avait besoin d'une approche plus rationalisée et centralisée de la traduction et de la localisation qui éliminerait les étapes manuelles telles que le copier-coller entre les plateformes, la longue recherche de fournisseurs et les paiements.

Smartcat a créé un connecteur WordPress personnalisé pour Babbel, qui est désormais une intégration Plug&Play largement utilisée et populaire disponible pour tous les utilisateurs de Smartcat.

Le magazine est un blog centré sur la culture et la langue visant à inspirer, aider et éduquer les apprenants de Babbel.

1. Le contenu est extrait automatiquement de WordPress.

Le connecteur Smartcat WordPress extrait instantanément les textes sources du système de gestion de contenu WordPress (CMS) et les intègre dans un projet de traduction sur la plate-forme Smartcat AI. Les traductions peuvent également être demandées directement à partir de WordPress.

2. Une traduction IA est produite dans le TMS Smartcat, conçu pour la simplicité, la collaboration et la haute qualité. Ensuite, des examinateurs experts effectuent un contrôle de qualité si nécessaire. Toutes les traductions approuvées sont enregistrées dans une mémoire de traduction.

La traduction de l'IA est vérifiée par des réviseurs sélectionnés parmi le pool de freelances de Babbel ou la place de marché Smartcat. Ces réviseurs travaillent en collaboration avec les équipes de localisation et d'édition de Babbel dans l'éditeur Smartcat. Des réviseurs externes vérifient la traduction de l’IA et l’équipe interne approuve leur travail. 

3. Le contenu traduit est réintégré dans le CMS WordPress et les versions localisées du site.

Une fois la tâche de traduction approuvée, les traductions sont automatiquement réintégrées dans les versions localisées du site Web WordPress. Cela crée un processus de localisation continu qui ne nécessite absolument aucun copier-coller.

Les éditeurs Babbel locaux s'occupent de tout formatage supplémentaire requis dans WordPress et trouvent la nouvelle intégration très utile.

L'intégration de Google Sheets a aidé l'équipe Babbel à créer un flux de travail de traduction continu lorsqu'il s'agissait de localiser leur contenu marketing. Cela signifiait qu'ils pouvaient travailler dans leur environnement numérique habituel, c'est-à-dire ajouter du contenu dans les feuilles requises pour les pages Web, les publicités numériques, les ressources visuelles, les vidéos, etc.

L' intégration de Google Sheets extrait le texte source des feuilles de calcul dans Smartcat, où il est traduit par l'IA puis vérifié, si nécessaire, par des réviseurs spécialisés dans le marketing. Enfin, le système récupère le contenu localisé attrayant et digne d’intérêt dans les colonnes de langue correspondantes.

Smartcat AI Actions utilise des améliorations contextuelles pour produire des traductions et apprendre le ton, la voix et la terminologie spécifique de votre marque. Smartcat garantit également des mesures de sécurité robustes pour protéger les données des utilisateurs, et crypte et stocke les données dans des centres de données sécurisés répartis sur différents sites, dans le respect de réglementations de conformité strictes. Les données ne sont jamais utilisées pour former l’IA générative.

La responsable de la localisation, Chiara, utilise désormais également la solution d'approvisionnement Smartcat conforme aux normes d'entreprise pour trouver des fournisseurs. Elle utilise la fonctionnalité d'approvisionnement de l'IA qui fait correspondre les paires de langues, la spécialisation, la disponibilité, les tarifs et les avis des réviseurs avec le contenu de l'entreprise et les besoins du projet.

De plus, l’équipe a également accès à la base de données Smartcat Marketplace de 500 000 linguistes sélectionnés.

"Avec Smartcat Marketplace, nous pourrions couvrir plus de langues qu'auparavant et bénéficier d'une grande flexibilité, en particulier lors de la recherche de combinaisons de langues inhabituelles pour notre magazine."

Avec Smartcat, Babbel peut désormais embaucher et payer tous les réviseurs dans le cadre d'un seul contrat et d'une seule facture. Toutes les tâches en cours et les travaux terminés peuvent être visualisés sur une page centralisée de la plateforme qui est mise à jour en temps réel, ne laissant aucune place à l'erreur ou au malentendu.

L’équipe de localisation savait qu’il était important pour son unité commerciale de calculer et de mesurer les indicateurs clés de performance de traduction et de localisation afin de montrer les progrès réalisés au cours de l’année écoulée.

• 7 heures économisées grâce au connecteur WordPress

• 4 heures économisées dans le processus de facturation

• 18 heures économisées en évitant les tâches de traduction manuelle

• 2 heures économisées en recherche de linguistes

• 95 % de livraison dans les délais

La qualité, la pertinence culturelle et l'orientation client étant au cœur de la culture d'entreprise de Babbel, l'équipe de localisation a pris ces valeurs à cœur pour améliorer activement les processus de traduction et de localisation de l'entreprise. En utilisant la plateforme d'IA linguistique d'entreprise holistique et tout-en-un Smartcat, ils ont pu améliorer l'efficacité du flux de travail et obtenir plus de contenu multilingue en moins de temps.

L'équipe de localisation de Babbel a également réussi à atteindre des objectifs de qualité exceptionnels grâce à ses procédures définies de traduction et de contrôle qualité : 100 % de contenu de qualité livré aux parties prenantes internes.

Babbel continuera à utiliser Smartcat AI pour gérer ses supports marketing et commerciaux multilingues. L'équipe produit a confirmé qu'elle était en train de migrer vers Smartcat comme outil principal pour localiser l'interface utilisateur de la plateforme d'apprentissage Babbel.